Kejelasan dalam berkomunikasi

1. Segala yang kita lakukan adalah komunikasi

Manusia penuh dengan pesan-pesan verbal dan non-verbal, sengaja dan tidak sengaja. Segala ucapan kita hanyalah puncak dari gunung es-hanya sekitar 7 hingga 24 persen dari pesan, tergantung situasi

1. Cara pesan disampaikan selalu mempengaruhi bagaimana pesan tersebut diterima

Kata-kata, volume, tekanan suara, kontak mata, sikap tubuh dan gerakan kepala kita dapat membantu si penerima menterjemahkan kata-kata kita serta mengarikannya.

1. Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang diterima, bukan yang diharapkan untuk diterima
2. Cara kita memulai pesan seringkali menentukan hasil komunikasi
3. Komunikasi merupakan jalan dua arah, kita harus memberi tak hanya menerima

Dua elemen penting dalam komunikasi yang berhasil :

1. 1. memberi informasi yang berguna
   2. mengumpulkan informasi yang berguna
2. Komunikasi adalah tarian

Orang-orang yang berbeda akan mendengar pesan yang sama denga cara yang berbeda karena mereka adalah orang yang berbeda dengan latar belakang, pengalaman, dan juga system kepercayaan yang berbeda. Jadi, dansa komunikasinya akan berbeda.

Yang penting bagaimana cara Anda mengatakannya

* Suara Anda merupakan sebuah Instrumen

38% kesan pertama pendengar terhadap kita akan dipengaruhi oleh bagaimana kita bersuara.

Cara menyampaikan kata-kata :

1. Nada (kasar, lembut, netral, naik, turun)
2. Tinggi rendah suara dan volume ( tinggi, rendah, keras, lembut atau berubah-ubah)
3. Kecepatan (cepat, lambat, atau sedang)
4. Tekanan (pada setiap kata yang diucapkan)

Semua dilakukan untuk menghasilkan efek terbaik.

Menjelajahi serangkaian halangan, mengidentifikasi, dan mengatasi saringan, halangan dan ketidakcocokan komunikasi

Waspadailah Saringan Komunikasi !

Beberapa saringan komunikasi yang umum :

• evaluasi yang terlalu dini
• ada hal lain dalam benak Anda
• kecenderungan untuk cepat mgambil kesimpulan
• prasangka
• pikiran Anda mudah menerawang
• tidak perhatian
• asumsi-asumsi
• bersikap stereotype
• tekanan/stress
• kemampuan mendengar yang lemah
• memiliki rentang perhatian yang singkat
• gangguan pendengaran
• “seletif dalam mendengar” (hanya ingin mendengar apa yang disukai)
• gagasan-gagasan yang tidak dapat diubah

Semua dapat mengganggu proses komunikasi kita à membentuk paradigma ttt yang membuahkan prasangka.

Mengurangi Halangan Komunikasi

Gangguan eksternal à cari tempat lain yang tenang agar lebih focus atau mencari waktu lain yang tepat (rescheduling)

Mengatasi segala perbedaan/ketidakcocokan

Perbedaan : usia, jenis kelamin, suku, latar belakang, pendidikan, kepribadian, system nilai dan gaya hidup.

Tingkah laku menghasilkan tingkah laku

Hukum Psikologi Timbal Balik :

“Jika Anda baik pada saya, saya akan baik pada Anda. Dan begitu pula sebaliknya”

Gunakan hukum tersebut untuk mengarahkan komunikasi dan menentukan hasilnya. Anda akan menuai apa yang Anda tanam.

Perlakuan kita terhadap orang lain tergantung dari 3 hal :

1. Bagaimana mereka memperlakukan kita (tingkah laku menghasilkan tingkah laku)
2. Locus of Control / penempatan control (memungkinkan memilih tingkah laku kita terhadap orang lain)
3. Pola pikir kita.

Cobalah memahami permasalahan seseorang atau Anda tidak akan mendapat apa-apa

Apati (apathy) à ‘aku sama sekali tidak peduli’

Simpati (symphaty) à mengikutsertakan suatu perasaan kedekatan tertentu terhadap seseorang sehingga segala sesuatu yang terjadi pada seseorang akan ikut mempengaruhi orang lain.

Empati (empathy) à kemampuan kita untuk melihat suatu situasi dari sisi orang lain, hal ini dapat mendekatkatkan kita dengan orang lain sehingga dapat memahaminya dari cara pandang orang tersebut pada saat kita berkomuinikasi dengan mereka.

Empati adalah pusat dari komunikasi yang efektif

Resep konflik : carilah dasar kesamaan dan hati-hatilah terhadap mereka yang gagal

Lima pendekatan terhadap konflik :

1. Kerjasama, pendekatan menang-menang
2. Paksa
3. Menghindar, pendekatan kalah-kalah
4. Damai
5. Kompromi

Win-win solution

1. Saling menghargai
2. mencari persamaan dasar
3. menetapkan kepentingan, keinginan, kekhawatiran
4. jika perlu, definisikan kembali permasalahan atau hal yang tidak disepakati
5. memusatkan perhatian pada suatu hasil yang dapat diterima semua pihak
6. memberikan pilihan-pilihan dan tetap fleksibel
7. biarkan pikiran Anda selalu terbuka
8. bersikap positif, tidak negative
9. bekerjasama menyelesaikan masalah
10. hapus kata’tetapi’ dalam kosakata Anda
11. jika pendekatan anda tidak berhasil, gantilah
12. tarik napas panjang

Komunikasi adalah jalan dua arah, Anda tidak hanya menerima tapi juga memberi

MEMBERIKAN INFORMASI YANG BAIK

(Menyatakan pendapat Anda tentang berbagai hal)

Menghindari dosa mematikan dalam komunikasi

11 Dosa mematikan dalam komunikasi :

Mendukung

1. mengevaluasi

2. menghibur

3. “coba-coba jadi psikolog” atau menjuluki

4. memberikan pernyataan yang sarkastik atau menyindir

5. mengajukan pertanyaan yang berlebihan atau tidak pantas

Mengirimkan sinyal

6. mengatur dan “menuntun”

7. mengancam

8. memberi nasihat yang tidak diminta

Mengindari

9. bersikap tersamar

10. tidak mau membagi informasi

11. mengalihkan

Mulailah dengan cara yang benar karena hal ini akan menentukan hasilnya

Bingkailah pembicaraan Anda !

1. Batasan-batasan

Tetapkan apa yang akan dan tidak akan difokuskan

1. Sejarah

Lihat kembali kejadian-kejadian kunci yang menghalangi pembicaraan

1. Tujuan-tujuan

Sampaikan harapan-harapan Anda dari pertemuan tersebut dan periksalah apakah harapan-harapan orang lain sama atau berbeda dengan anda.

1. Proses

Beri gambaran jenis informasi yang akan Anda bicarakan atau gariskan dulu bagaimana Anda menginginkan pembicaraan ini berlangsung.

1. Masalah

Susun katagori permasalahan dan simpulkan data atau fakta dalam kategori yang Anda fahami.

Ingatlah faktor WIFM (What’s In It for Me ?) saat Anda memasuki sebuah percakapan, jika Anda dapat memberi alasan untuk mendengarkan, orang akan melakukannya dengan lebih siap dan, biasanya, dengan pikiran yang lebih terbuka dan antusias.

Pilih kata-kata Anda demi kejelasan dan kekuatan

- Kata-kata dapat memicu sikap defensif dan memunculkan argumentasi, atau dapat menjadi pengaruh yang positif

- Gunakan kata-kata yang netral

- Memilih kata-kata yang spesifik

Pilih kata-kata yang memiliki persyaratan berikut :

1. Jelas

2. Ringkas

3. Lengkap

4. Sopan

5. Benar

6. Konkret (spesifik)

Terapkan prinsip KISS : Keep It Short & Simple

- Ucapkan kata-kata Anda dengan jelas dan perlahan agar dapat dipahami

- Pilihlah kata-kata yang tepat, mudah diingat, dan memiliki kekuatan

Ada 6 hal spesifik yang dapat Anda lakukan :

1. Buatlah gambaran kata-kata
2. Dukung kata-kata Anda dengan visualisasi
3. Berikan demontrasi
4. Sampaikan contoh-contoh dengan gaya bercerita
5. Bicaralah dalam bahasa yang digunakan dan dapat dimengerti orang lain
6. Frasekan kata-kata dalam bahasa yang digunakan orang lain

Perhatikan dan simak bagaimana orang tersebut menggunakan kata-kata dan frase. Bidang pemrograman neurolinguistik mengajarkan supaya kita memperhatikan dan menyimak empat cara dasar komunikasi :

1. 1. Visual (penglihatan)
   2. Auditory (pendengaran)
   3. Kinaestetik (perasaan, sentuhan)
   4. Digital (logis/analitis)

- menunduk dan melihat ke arah kiri ketika berfikir

- berbicara dalam tekanan suara yang rendah, lambat, dan teratur

- sangat sedikit melakukan gerakan isyarat

- Gunakan Nama Orang (tanpa berlebihan)

Bicaralah untuk diri sendiri, bukan dunia-Bahasa “saya” dan ketegasan

· Miliki pesan Anda

“Saya pikir….” , “Saya yakin…..”

· Bicaralah untuk diri sendiri

“Saya pikir….” Kecuali Anda dipilih menjadi juru bicara suatu kelompok (“Kami pikir ….)

· Ajukan pertanyaan yang sungguh-sungguh, bukan palsu

Enam kategori pertanyaan palsu :

1. Pertanyaan paksaan

Pertanyaan pengarah yang mempersempit jawaban dan membujuk orang lain untuk menjawab sesuai yang kita inginkan

1. Pertanyaan Jebakan

Menunjukan kelemahan orang lain atau menunjukan kesalahan yang mereka lakukan

1. Pertanyaan hipotetis
2. Pertanyaan imperative

Ini akan memutarbalikkan perintah atau permintaan menjadi pertanyaan

1. Pertanyaan bertabir
2. Pertanyaan yang diatur

· Berikan informasi yang baik – bersikaplah tegas dan percaya diri

· Keterampilan tegas dan percaya diri (assertion skills)

· Jangan menyimpang

· Carilah kesepakatan

· Atasilah kritik secara tegas dan percaya diri

· Jangan terlibat dalam diskusi jika tidak Anda inginkan

· Bicaralah tentang diri Anda sendiri secara tegas

Jangan samarkan pendapat Anda sebagai fakta

Nasihat seorang bijak :

1. Yakin terhadap fakta Anda, dan jangan pernah menyampaikan segala sesuatu sebagai fakta jika bukan.
2. Jika Anda mempunyai suatu pendapat, biarkan orang mengetahui bahwa itu merupakan pendapat Anda.
3. Jangan berurusan dengan dongeng.
4. Jika seseorang mengatakan sesuatu kepada Anda, simaklah baik-baik dan ajukan pertanyaan untuk membedakan fakta, fantasi dan dongeng.

Bertanya, jangan bercerita

Jangan pernah mengatakan apa yang Anda sukai (atau tidak) tanpa mengatakan sebabnya

Tiga tipe umpan balik :

1. Umpan balik positif
   1. Umum

Co: “Anda mitra kerja yang baik”

1. 1. Khusus

Co : “Saya sangat menghargai cara Anda menenangkan seorang pelanggan yang marah tanpa Anda sendiri menjadi marah”

Gunakan! Untuk memperkuat hubungan dan membuat semua orang senang.

1. Umpan balik negatif
   1. Umum

Co : “Ya ampun kamu memang bodoh!”

1. 1. Khusus

Co : “Anda terlambat lagi hari ini !”

Don’t ever use that!

1. Tidak ada umpan balik

Jangan sampai tidak ada umpan balik! à jangan mengabaikan orang lain!

Tempatkan diri Anda pada pendapat yang sama

MENGUMPULKAN INFORMASI YANG BERGUNA

(Belajar memahami segala sesuatu menurut pandangan orang lain)

Fokus pada pembicara

· Apakah lingkunannya tepat ?

· Berikan perhatian secara fisik

· Berikan perhatian secara mental

· Lakukan pengecekan

Dengar, dengar, dan dengar

Tingkatan mendengar :

1. mendengarkan dengan “sebelah telinga” à mengganggu pembicara
2. mendengarkan dengan “pandangan kosong (stunned mullet)” à akan menghentikan pembicara
3. mendengarkan dengan “pengakuan (acknowledgement)” à mengikuti alur pembicaraan dengan mngangguk/bergumam, negatifnya : tidak adanya umpan balik untuk mengecek pengertian kita
4. mendengarkan dengan aktif à ada umpan balik sehingga tidak ada salah pengertian.

Kapan digunakan ?

- ketika ingin memancing keluar informasi

- ketika ada konflik

- untuk meyakinkan atau mendukung orang

- dalam situasi emosional

Lima keterampilan mendengarkan :

1. Menafsirkan
2. merefleksikan perasaan
3. merefleksikan maksud
4. menyatukan
5. berimajinasi dengan jelas

Menggali keseluruhan cerita

Empat langkah menuju keseluruhan cerita :

1. Mengajukan pertanyaan terbuka
2. Menegaskan
3. Menjabarkan kembali
4. Hening à memberikan waktu pada pembicara untuk memikirkan penjabaran kita

Ajukan pertanyaan yang tepat

· Hindari pertanyaan-pertanyaan tak berguna

- pertanyaan pengarah à memaksa

- pertanyaan berganda à pertanyaan beranak pinak (banyak)

· Bertanya secara netral

· Gunakan pertanyaan yang umum (“….bisa Anda ceritakan sedikit?”), menyelidik (“ceritakan lebih lanjut, lalu apa yang terjadi?, apakah ada orang lain yang terlibat?, dst.), dan tidak terucap (alis mata meninggi, jeda, suara ‘Hmmm?’ dengan tekanan meninggi)

· Bantulah orang lain supaya lebih spesifik

· Membantu membuat asumsi dan “peraturan” menjadi jelas

· Membantu mengikatkan unsur-unsur universal

· Membantu menganalisis perbandingan (co : lebih baik dari apa?/siapa?)

· Hindari menginterogasi (serangkaian pertanyaan tertutup)

· Manfaatkan pertanyaan untuk menguji apakah pesan Anda telah dipahami

PERHATIKAN BAHASA TUBUH

(Memperbaiki komunikasi melalui bahasa tubuh)

Prinsip dasar bahasa tubuh

Bahasa tubuh mencakup 65% dari segala pesan yang terucap, ia mrpk bahasa yang perlu dipelajari.

Bahasa tubuh berawal dari dalam

· Harga diri

· Citra diri

Perhitungan kesan pertama

· Tampilan – memperhatikan detail (99% kesan dibentuk dari penampilan kita, perhiasan yang dikenakan, dan aksesori yang dibawa)

· Bahasa tubuh – tetapka langkah awal yang baik (hampir 41% keswan pertama yang kita tinggalkan berasal dari bahasa tubuh kita)

· Suara – kumandangkan (mantap, tenang, dan kuat; tp tdk terlalu keras)

Atur bahasa tubuh Anda

SO CLEAR

S à Sit (duduk) atau stand (berdiri) dengan sudut yang tepat dan pada level yang sama, dan menghargai kawasan pribadi orang lain.

O à Gunakan mimik dan bahasa tubuh yang terbuka (open)

C à Pusatkan perhatian Anda secara eksklusif (concentrate) pada lawan bicara

L à Condongkan (lean) tubuh Anda sedikit ke arah pembicara untuk menujukkan ketertarikan, sedikit maju untuk memberikan tekanan dan kurangi untuk menguranginya.

E à Jagalah kontak mata (eye contact) yang sesuai sementara menyimak untuk mendorong pembicara. Tingkatkan kontak mata untuk memberikan tekanan dan kurangi untuk menguranginya.

A à Memberikan tanggapan yang sesuai (appropriate) dengan mendasarkan tanggapan Anda pada apa yang baru saja dikatakan oleh lawan bicara.

R à Bersikap relaks (relax) dan seimbang agar komunikasi dapat dilakukan lebih mudah.

Menjalin hubungan melalui bahasa tubuh

Bahasa tubuh orang lain : apakah Anda berhasil memahaminya atau tidak

· Waspadalah!

· Mengamati kelompok sinyal

· Mengamati gerakan

· Pahami sinyal negatif

- kaki yang diarahkan menjauh dari Anda

- anggukan kepala yang sangat cepat

- mengusap atau menggaruk leher

- kontak mata yang terbatas

- tubuh yang menjauh dari Anda

- menutup atau mengusap telinga

- tangan yang menggenggam

- gelisah

- menghentakan kaki

- menutup hidung

- memandang ke arah langit

- menutup mulut

- sikap tubuh yang tegang

- bergerak-gerak tidak karuan

- menghembuskan napas dengan cepat

· Pahami sinyal positif

- anggukan kepala perlahan

- tubuh yang dicondongkan ke arah Anda

- kaki yang diarahkan ke Anda

- membelai dagu

- kontak mata, khususnya jika bola mata membesar

- sikap tubuh yang santai

- tangan yang terbuka

- ungkapan “he-eh” yang cermat

- memegang dokumen atau materi yang sedang Anda presentasikan

TULISKAN

(Tuliskan untuk kejelasan dan persuasi)

Ringkas

Membuat tulisan Anda persuasif dan mudah dipahami

· Tata bahasa

· Atur materi Anda à gunakan spidergram (mind mapping)

· Tata ide-ide Anda

· Yang perlu saja

· Tuliskan ! à jangan lupakan pembaca Anda

· Badan/ Isi

- informasi penting di muka

- buat pendahuluan dan kesimpulan

· Menulis secara persuasif

- gunakan kata kerja yang kuat (khusus menjelaskan tindakan)

- gunakan kata kerja aktif

· Poles tulisan Anda agar sesuai dengan kebutuhan pembaca

- buat tulisan Anda terlihat mengundang untuk dibaca

- gunakan judul dan sub judul

- gunakan kesimpulan pelaksanaan (executive summaries)

- tulis secara pribadi

- tulis secara taktis

· Jangan lupa memeriksa