INSTRUKSI KERJA EFEKTIF

Saya percaya siapapun orangnya pernah menginstruksikan sesuatu kepada orang lain. Juga tentunya pernah diinstruksikan. Sekurang-kurangnya instruksi dari seorang bapak atau ibu kepada anaknya.  Dan sang kakak kepada adiknya. Tujuannya agar orang itu mau mengikuti permintaannya. Dalam dunia kerja instruksi adalah hal  biasa yang dilakukan oleh seseorang sesuai dengan statusnya. Namun di sisi lain mengapa ada orang yang menolak instruksi dari orang lain? Nah ini ada kaitannya dengan derajat pemahaman tentang instruksi itu sendiri. Juga karena  kurangnya pemahaman tentang pentingnya suatu tugas  dilaksanakan.

Kalau instruksi dilakukan, misalnya oleh seorang manajer, maka tujuan pemberian instruksi adalah agar setiap karyawan memahami apa yang ingin dikerjakan dan mengapa hal itu penting. Dalam hal ini instruksi  diartikan sebagai  petunjuk untuk mengerjakan sesuatu sesuai dengan prosedur operasi standar. Dengan demikian para subordinasi disamping memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa yang seharusnya dikerjakan  juga untuk meningkatkan komitmennya. Untuk itu beberapa hal yang biasa dipertanyakan adalah apa yang akan dikerjakan dan kaitannya dengan unsur-unsur mutu, jumlah,  waktu, dan keamanan produk. Pertanyaan lainnya adalah mengapa orang-orang tertentu diminta untuk mengerjakannya; mengapa tugas itu dinilai penting; dan bagaimana mengerjakannya.

Karena pemberian instruksi itu merupakan suatu proses komunikasi maka keberhasilannya sangat bergantung pada unsur-unsurnya seperti sikap atau tampilan manajer (pemberi instruksi), ketepatan dan kejelasan isi instruksi, media atau salurannya apa, siapa yang akan mendapat instruksi, derajat kebisingan, dalam situasi seperti apa instruksi itu diberikan, dan apa saja simbol-simbol yang digunakan. Dalam prakteknya maka ada beberapa taktik agar pemberian instruksi kepada karyawan oleh manajer dapat berjalan efektif.

1.     Pilihlah karyawan tertentu yang memang tepat untuk diberi instruksi. Dengan kata lain perlu dipertimbangkan aspek-aspek yang menyangkut kemampuan, minat, dan keinginan dari karyawan untuk melaksanakan instruksi.

2.     Uraian tugas yang diberikan lewat instruksi benar-benar harus dipahami oleh pihak karyawan. Kalau dirasakan ada keragu-raguan dari karyawan tidak ada salahnya dilakukan penjelasan ulang tentang instruksi. Jangan segan untuk memberi kesempatan kepada karyawan untuk bertanya atau bahkan menanggapi tentang isi instruksi.

3.     Manajer perlu mempertimbangkan faktor situasi dalam pemberian instruksi. Adalah bijak kalau manajer tidak memberi instruksi kepada karyawan tertentu ketika yang bersangkutan sedang dilanda emosi berat misalnya sedang marah atau sedih. Jangan sampai timbul kesan bahwa manajer tidak memiliki empati. Pendekatan persuasi dan murah senyum sangat dianjurkan.

4.     Menghindari reaksi negatif seperti adanya kesan tindakan diskriminasi kepada karyawan. Kalau tidak diantisipasi lewat-lewat penjelasan terinci maka yang dikhawatirkan adalah munculnya friksi-friksi di antara karyawan. Atau malahan friksi antara karyawan dan manajernya. 

5.     Setiap pemberian instruksi perlu dilakukan pemantauan sejauh mana tugas telah dilaksanakan karyawan dengan baik. Pemantauan ini perlu dilakukan untuk memperkecil deviasi antara isi instruksi, proses, dan hasilnya. Akhirnya hasil pemantauan dan evaluasi pelaksanaan instruksi akan dipakai untuk memperbaiki rencana operasional pemberian tugas-tugas berikutnya.