Membuka Presentasi Dengan Baik

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik. Jika pada kesempatan sebelumnya saya telah menjelaskan bagaimana melakukan persiapan untuk menghasilkan presentasi yang meyakinkan, maka kali ini saya akan membahas bagaimana membuka presentasi dengan baik. Pembukaan yang baik akan sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang buruk juga akan cenderung membuat presentasi menjadi gagal.

Sebelum Memulai Presentasi

Persiapan yang matang adalah kunci keberhasilan. Sebelum memberikan presentasi, periksalah segala kelengkapan yang Anda bawa: laptop, file presentasi, ruangan, proyektor, AC dan segala sesuatunya. Jika Anda menggunakan slide, pastikan slide tersebut dapat ditampilkan dengan baik di layar. Ada kalanya warna yang Anda lihat di depan komputer tidak sama dengan tampilan di layar karena perbedaan setting peralatan. Lakukan penyesuaian yang diperlukan. Jika ada warna yang tidak pas, segera ubah sehingga dapat terbaca dengan jelas dan mudah di layar. Jangan sampai Anda baru mengetahui ada yang tidak beres ketika presentasi telah berjalan. Banyak kejadian seperti ini terjadi bahkan pada presentasi penting dan membuat frustrasi baik presenter maupun audiens.

Pembukaan Yang Kuat, Audiens Akan Ingat

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang kuat. Tujuan pembukaan untuk memberi gambaran tentang topik presentasi dan yang apa yang diharapkan sesudahnya. Pembukaan merupakan bagian penting untuk menarik perhatian audiens. Karena itu, rencanakan pembukaan dengan baik. Jika Anda lancar dalam beberapa kalimat pertama, Insya Allah kalimat-kalimat berikutnya akan lebih mudah untuk disampaikan. Akan tetapi jika pembukaan sudah tersendat, biasanya mood Anda juga akan menjadi tidak nyaman dan keseluruhan presentasi bisa gagal.
Pada saat Anda membuka presentasi, ucapkan salam dengan bersahabat dan tataplah dengan ramah seluruh audiens yang hadir secara bergantian. Berikan senyuman Anda dan rasakan senyuman tulus itu akan mempengaruhi audiens untuk juga tersenyum. Aspek penting di sini adalah ketulusan. Percayalah, jika Anda melakukannya dengan tulus dan bukan karena terpaksa, apa yang Anda sampaikan akan mempengaruhi orang lain.
Pada tahap ini tidak selalu audiens akan merespon Anda dengan baik. Untuk itu, jangan terpengaruh jika ada audiens yang seolah meremehkan atau tidak peduli bahwa Anda ada di depannya. Kuatkan tekad Anda bahwa nantinya dia akan terpukau menyaksikan presentasi yang dibawakan.

Menyusun Kalimat Pembuka Presentasi

Selanjutnya Anda dapat menyampaikan maksud dan tujuan dari presentasi. Jelaskan dengan singkat dan tepat apa yang hendak Anda sampaikan, berapa lama waktu yang Anda butuhkan, dan apa yang Anda harapkan dari presentasi tersebut bagi audiens.
Berikut salah satu contoh ketika Anda ingin menawarkan jasa sebuah software sistem administrasi kepegawaian di hadapan beberapa manager yang menjadi calon pembeli produk Anda:
“Selamat pagi Bapak dan Ibu yang saya hormati. Saya sangat senang hari ini mendapatkan kesempatan untuk hadir di hadapan Bapak/Ibu sekalian.
Dalam waktu 30 menit ke depan, saya akan menjelaskan kepada Bapak dan Ibu sebuah sistem administrasi kepegawaian yang akan membantu Bapak/Ibu mengelola data karyawan secara cepat, mudah dan informatif.
Di akhir presentasi, saya berharap Bapak dan Ibu akan bisa memahami keunggulan dan manfaat yang didapatkan dari sistem ini serta perbedaannya dengan produk sejenis di pasaran. Dengan demikian, Bapak Ibu dapat memutuskan investasi terbaik bagi perusahaan yang Bapak Ibu pimpin.”
Perhatikan kalimat di atas. Pembukaan yang singkat, padat dan kuat akan memberi kesan pertama kepada audiens. Anda harus bisa memberikan gambaran yang jelas kepada audiens apa yang akan mereka dengarkan dalam beberapa waktu ke depan dan apa yang diharapkan dari kehadiran dan perhatian mereka. Jika audiens bisa menerima pembukaan Anda, artinya mereka siap memberi perhatian penuh pada kata-kata Anda selanjutnya.

Pilihan Pembukaan Presentasi

Ada beberapa pilihan pembukaan yang kuat dan dapat menarik perhatian audiens:

Gunakan Humor

Humor baik untuk kesehatan juga baik untuk presentasi. Jika Anda punya sense of humor yang cukup baik, menggunakannya secara wajar di awal presentasi akan membantu mencairkan suasana dan mempersiapkan audiens untuk mendengarkan bagian yang lebih serius dari presentasi Anda. Tapi jika Anda kurang berbakat memberikan humor, jangan memaksakan diri karena akan terasa aneh dan malah membuat audiens tidak nyaman dengan pembukaan Anda.

Gunakan Kutipan atau Pernyataan

Ada banyak perkataan orang-orang bijak dan orang-orang terkenal yang dapat Anda pakai sebagai pembuka presentasi. Pilihlah kutipan yang relevan dengan topik presentasi Anda. Kutipan pendek yang memiliki pesan kuat akan mengajak audiens berpikir dan merenung. Dengan demikian Anda mengajak mereka untuk fokus ke dalam materi presentasi Anda. Kadangkala kutipan atau pernyataan yang bersifat kontroversial juga menarik untuk disampaikan di awal.
Misalkan Anda akan memberikan presentasi tentang “Pentingnya Pendidikan Usia Dini” maka Anda bisa menggunakan kutipan seperti:
“Tahukah Anda, apa-apa yang dipelajari oleh seorang anak dalam 5 tahun pertamanya akan berdampak besar pada keseluruhan hidupnya sampai dewasa.”
Kutipan tidak hanya dari perkataan orang terkenal. Anda bisa juga ambil dari artikel koran, majalah atau berita TV. Intinya adalah kutipan atau pernyataan harus mampu menarik perhatian dan menggugah orang untuk berpikir, merenung dan memahaminya dengan baik. Dengan demikian audiens merasa penting untuk mendengarkan kelanjutan presentasi Anda karena mereka akan mendapatkan manfaatnya.

Gunakan Data atau Fakta

Penggunaan data atau fakta secara tepat juga akan mampu menjadi pembukaan yang kuat. Data atau fakta bisa menjadi informasi yang dramatis tanpa harus di-dramatisir. Misalkan Anda ingin memberikan presentasi tentang “Pentingnya peran keluarga menjaga proses kehamilan seorang Ibu.” Anda bisa memulai presentasi dengan memberi data atau fakta seperti berikut:
“Menurut WHO, setiap 1000 kelahiran, ada 10 orang Ibu yang meninggal akibat kehamilan yang tidak mendapat perhatian dengan baik atau proses persalinan yang tidak terjaga.”
Penggunaan fakta tersebut membuat audiens yang belum pernah mendengarnya untuk memberikan perhatian serius terhadap topik bahasan. Bagi yang sudah pernah mengetahui fakta itu akan menjadi pengingat kembali. Dengan cara ini audiens menyadari bahwa materi yang Anda sampaikan merupakan hal penting sehingga akan mampu mempersiapkan mereka secara mental untuk mendengarkan presentasi secara sungguh-sungguh.

Gunakan Pertanyaan

Pertanyaan juga pilihan yang baik sebagai pembukaan presentasi. Secara alami pertanyaan akan membuat orang berpikir dan berusaha mencari jawabannya. Artinya orang akan fokus terhadap topik perhatian. Contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan ketika akan memberikan presentasi tentang “Penggunaan Internet dan Produktivitas Kerja” misalnya:
“Apakah Anda tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk menggunakan situs Social Network seperti Facebook, Friendster dan sejenisnya setiap hari?”
“Coba kalikan waktu tersebut dengan 30 hari, lalu kalikan dengan 12 bulan, lalu kalikan lagi dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan Anda. Itulah waktu yang habis dan semuanya dinilai dengan uang akan setara dengan …. % keuntungan perusahaan Anda.”.
Anda dapat menggunakan 1 buah slide yang berisi gambar atau tulisan untuk memberikan ilustrasi pembukaan presentasi. Gunakan slide dengan isi yang singkat dan gambar yang kuat. Perpaduan antara stimulus visual yang baik dengan pembukaan yang terstruktur dan meyakinkan akan sangat membantu audiens mengingat presentasi Anda dan memberikan support dengan mendengarkan secara sungguh-sungguh dari awal sampai akhir.
Karena pembukaan ini sangat penting, maka rencanakanlah dengan baik. Jika perlu, latihlah kalimat pembuka tersebut sehingga Anda lancar menyampaikannya secara alami. Pastikan Anda merasa nyaman dengan pilihan kalimat pembukaan sehingga akan berdampak pada  isi utama presentasi.
Jika Anda berhasil melakukan pembukaan dengan baik, maka tugas pertama dalam memberikan presentasi telah selesai. Anda telah mengantarkan audiens secara mental untuk siap mendengarkan bagian inti dari presentasi. Anda juga telah memiliki rasa percaya diri yang cukup sehingga memudahkan untuk melanjutkan presentasi.
Demikianlah beberapa panduan yang dapat saya jelaskan terkait pembukaan presentasi. Apa yang saya sampaikan berdasarkan pengalaman pribadi dan masukan dari presenter handal yang pernah saya lihat. Masih banyak cara lain yang bisa Anda gunakan sesuai situasi dan kondisi yang dihadapi.
Anda punya pendapat lain atau pengalaman pribadi tentang hal ini? Silakan sampaikan pandangan Anda.

10 Rahasia presentasi
Tanggal 27 January 2010, adalah hari yang bersejarah buat Apple.  Hari itu, Apple meluncurkan sebuah produk yang revolusioner yang mereka namakan iPad.  Kita tidak akan membahas tentang iPad, namun kita akan memetik 10 pelajaran dari Steve Jobs yang bisa memberikan inspirasi untuk presentasi kita berikutnya.  Simak 10 hal yang saya pelajari dari Steve Jobs selama launching iPad berikut ini.

1. Bukalah presentasi dengan “success story”

Steve Jobs tidak mengawali presentasi launching produk iPad dengan menjelaskan produk iPad itu sendiri.  Beliau mengawalinya dengan menceritakan beberapa kisah sukses Apple dan yang paling dahsyat adalah Apple telah menjadi perusahaan yang memperoleh pendapatan lebih dari $50 Billion dalam setahun.  Darimana sumber pendapatan Apple terbesar?  Menurut Steve Jobs ada 3 sumber yaitu iPod, Macbook & iPhone.  Hal inilah yang membuat Steve Jobs mengklaim Apple sebagai perusahaan “mobile devices” terbesar di dunia.  Jadi, ada baiknya awali presentasi launching produk anda dengan kisah sukses produk anda sebelumnya jika ada.

2. Gunakan kutipan untuk menambah kredibilitas anda

Ada baiknya kita menggunakan “quote” atau “kutipan” untuk menambah kredibilitas dari pernyataan kita.  Kutipan bisa berasal dari orang terkenal misalnya Leonardo Da Vinci, Abraham Lincoln, Obama dsb, ataupun dari lembaga yang terpercaya seperti Wall Street Jurnal yang digunakan Steve Jobs dalam presentasi launching iPad-nya.  Gunakan juga gambar yang relevan dengan kutipan anda jika memungkinkan seperti yang digunakan oleh Steve Jobs pada gambar diatas.

3. Ingatkan konsumen akan kebutuhan dasar mereka.

Mengapa para penggila produk Apple selalu tertarik membeli produk baru Apple? Karena Steve Jobs sangat ahli menghipnotis audiens dengan membuat mereka seolah-olah membutuhkan produk Apple tersebut.  Steve Jobs selalu memulai dari kebutuhan pengguna Apple dan meyakinkan bahwa Apple bisa menjawab semua kebutuhan itu.  Pada launching iPad, Steve Jobs menerangkan bahwa dibutuhkan produk di tengah-tengah iPhone & Macbook yang bisa digunakan untuk browsing, email, photos, video, music, games & ebooks.  Semuanya itu adalah hal-hal yang kita lakukan sehari-hari.  Sungguh pintar sekali bagaimana Steve Jobs mengkondisikan kebutuhan pengguna.

4.  Hadirkan peran antagonis, sebelum pahlawan muncul!

Steve Jobs sangat pintar menghadirkan peran antagonis di dalam launching produk barunya.  Pada waktu launching komputer Apple yang pertama, Steve Jobs menggunakan IBM sebagai peran antagonis alias musuh bersama.  Steve Jobs menggunakan Netbook sebagai pemeran antagonis pada launching iPad ini.  Dimana Netbook diposisikan sebagai komputer yang lambat, layar kualitas rendah dan menggunakan perangkat lunak dari PC.
Netbook aren’t better than anything.
Demikian kata Steve Jobs untuk menggambarkan posisi dari Netbook.  Sungguh kata-kata yang cukup menusuk, namun begitulah Steve Jobs menggambarkan peran antagonisnya.

5.  Gunakan animasi yang tepat untuk memberikan efek emosional.

Setiap slide yang digunakan oleh Steve Jobs sarat dengan makna, bahkan jika beliau menggunakan animasi di dalam slide sekalipun.  Jarang sekali Steve Jobs menggunakan animasi yang menimbulkan distraction pada audiens.  Animasi yang digunakan oleh Steve Jobs biasanya untuk mendapatkan efek emosional dari audiens.  Contohnya animasi drop text effect pada kata-kata Netbook yang digunakan untuk memperlihatkan rendahnya kualitas Netbook.  Sementara setelah itu datanglah iPad dengan animasi yang sungguh meyakinkan & menunjukkan keperkasaan sebuah iPad pada gambar di bawah ini.

Demikian 5 hal pertama yang saya pelajari dari Steve Jobs yang bisa digunakan untuk membuat presentasi yang lebih baik, untuk 5 hal berikutnya akan dibahas pada artikel selanjutnya.  Have a nice comment and really appreciate for any feedback.

Presentasi merupakan satu kegiatan yang membutuhkan keahlian dan ketrampilan khusus. Anda dituntut untuk pandai berbicara dan menguasai diri di depan publik. Makanya, bagi Anda yang baru pertama kali presentasi wajar jika Anda merasa kesulitan. Biasanya, apa yang sudah direkam dan disusun dalam otak mendadak buyar begitu saja saat sudah berada di depan publik.

Tapi ternyata, berdasarkan survei, hal tersebut bukan hanya dialami oleh mereka yang baru pertama kali presentasi. Para CEO yang telah berpengalaman pun masih sering mengalami hal serupa, mendadak grogi dan nervous saat ingin presentasi. Nah bagaimana dengan Anda? Apakah Anda juga mendadak grogi saat ingin presentasi? Kalau ya, jangan khawatir. Asal Anda tahu kuncinya, masalah tersebut bisa diatasi.

Pada dasarnya ada dua ketrampilan dasar yang sangat membantu melancarkan presentasi Anda. Yaitu ketrampilan bicara di depan publik dan ketrampilan menguasai serta mengembangkan diri. Kedua ketrampilan ini bisa Anda kuasai, asalkan Anda juga mempelajari hal-hal terkait lainnya. Coba simak hal berikut ini:

Suara. Perhatikan ucapan suara yang keluar dari mulut Anda. Aturlah irama dan tempo suara dengan mengatur pernapasan dengan baik. Gunakan jeda suara secara jelas. Ucapan yang keluar harus terdengar jelas, keras, tapi tidak terlalu cepat.

Jarak pandang. Saat berdiri di depan publik, pastikan Anda bisa melihat ke segala arah. Arahkan pandangan setiap saat ke setiap bagian posisi pendengar.

Perilaku. Hindarkan perilaku yang teatrikal, seperti bermain-main dengan bolpoin atau pensil. Selain bisa mengganggu konsentrasi pendengar, juga mengurangi perhatian ke topik pembicaraan. Anda juga akan dicap tidak bisa menguasai diri.

Menjadi diri sendiri. Ini merupakan hal penting dari sebuah presentasi. Jangan terjebak pada gaya atau ciri khas orang lain. Be your self, jadilah diri sendiri. Jangan meniru gaya orang lain atau menciptakan gaya baru yang dianggap menarik perhatian. Cara-cara seperti itu justru membuat kegiatan presentasi tidak berkembang secara wajar.

Percaya diri. Dalam presentasi bisnis, sangat dibutuhkan keyakinan diri yang tinggi. Anda harus yakin, apa yang Anda sampaikan menarik bagi mereka yang mendengarkan.

Sasaran. Tentukan sasaran dan target yang ingin Anda capai. Sehingga Anda dengan mudah dapat menyusun pokok-pokok yang akan disampaikan dalam presentasi. Dengan sasaran dan target yang jelas, audiens dapat lebih memahami isi pesan Anda.

Jangan lupa latihan. Sebelum saat presentasi tiba, nggak ada salahnya Anda berlatih presentasi di depan sejumlah rekan-rekan Anda. Cobalah untuk menguasai masalah dan pengaturan waktu. Kemudian mintalah pendapat rekan-rekan Anda terhadap isi dan cara presentasi Anda.

Jangan terlalu banyak informasi. Berdasarkan pengalaman, pendengar lebih bisa memahami informasi yang singkat, disertai contoh visual maupun suara. Menjejali informasi sebanyak-banyaknya pada pendengar, sama artinya Anda tidak memberikan informasi apa-apa. Sebab, daya tahan dan daya ingat seseorang amat terbatas. Apalagi, jika hal itu diperolehnya dari mendengarkan presentasi saja. Begitu pula, jargon dan statistik yang terlalu banyak, justru memusingkan ketimbang menyenangkan pendengar.

Datanglah ke tempat acara lebih awal. Usahakan sebelum pendengar datang ke ruang presentasi, Anda sudah tiba duluan di tempat. Selain membantu penguasaan ‘medan’, kesiapan ini membangun mood dan konsentrasi Anda.

Jangan terlalu lama. Berbicara terlalu lama akan membosankan pendengar. Selain itu bisa membuat pendengar lupa apa saja yang telah Anda sampaikan. Jadwalkan waktu presentasi tidak lebih dari 30 menit dan tetapkan tema yang akan memberi identitas bagi presentasi Anda, misalnya “Persaingan Agrisbisnis di Era Pasar Bebas”. Nah sekarang udah siap kan presentasi? Ingat, kadang kesuksesan bisnis Anda dimulai dari sebuah presentasi. Maka persiapkan presentasi Anda sebaik mungkin. Good luck!