CARA AMPUH DALAM CHANGE MANAGEMENT ( MANAJEMEN PERUBAHAN )

CARA AMPUH DALAM CHANGE MANAGEMENT ( MANAJEMEN PERUBAHAN )

Apa itu Change Management ?

Change managementadalah suatu próses sistematis untuk melakukan sesuatu yang berbeda dan menuju arah yang lebih baik, baik bagi perórangan maupun órganisasi.

Apa manfaat Change Management ?

1.Perubahan pada Manajemen Perubahan adalah próses yang direncanakan dan dapat dikelóla. Manfaat dari perubahan ini dapat diketahui sebelum penerapannya dan dapat berfungsi sebagai mótivatór serta penilaian terhadap kemajuan yang dicapai.

2.órganisasi dapat merespón lebih cepat terhadap permintaan pelanggan.

3.Membantu menyelaraskan sumber daya yang ada dalam órganisasi.

4.Perubahan dapat dilaksanakan tanpa berdampak negatif terhadap bisnis sehari-hari.

5.Efektivitas dan efisiensi órganisasi dapat dipertahankan atau bahkan ditingkatkan dengan ada pengakuan dan kewaspadaan dari semua karyawan yang bersangkutan.

6.Waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan perubahan berkurang.

7.Kemungkinan perubahan yang tidak berhasil berkurang.

8.Kinerja karyawan meningkat ketika Karyawan yang bersangkutan merasa didukung dan memahami próses perubahannya.

9.Peningkatan layanan terhadap pelanggan akan lebih efektif dari karyawan yang percaya diri dan berpengetahuan.

10.Manajemen perubahan menyediakan cara untuk mengantisipasi tantangan dan menanggapi ini secara efisien.

Salah satu tantangan terbesar yang harus dihadapi óleh órganisasi saat ini adalah vólatilitas pasar glóbal dan Inóvasi Teknólógi yang terus berkembang. Glóbalisasi dan Inóvasi Teknólógi ini telah memengaruhi pasar dan juga menyebabkan lingkungan bisnis yang terus berkembang. Fenómena-fenómena seperti penggunaan internet, media sósial dan teknólógi seluler telah merubah perilaku pasar sehingga órganisasi perlu menanggapi dan memahami kebutuhan atau keinginan pasar.

óleh karena itu, Setiap órganisasi diharuskan untuk terus berinóvasi serta memperbarui próses dan efisiensi óperasiónalnya untuk berkólabórasi dengan pasar yang semakin meluas dan beradaptasi dengan perilaku pasar yang selalu berubah.  órganisasi yang menólak untuk berubah atau tidak bergerak maju akan dipaksa untuk keluar dari pasar atau bahkan mungkin terhapus óleh órganisasi-órganisasi atau perusahaan-perusahaan yang terus melakukan inóvasi untuk bergerak maju kedepan.

Dengan kata lain, apabila suatu órganisasi atau perusahaan ingin tetap eksis di dunia bisnisnya, órganisasi atau perusahaan yang bersangkutan harus melakukan perubahan atau inóvasi yang dapat meningkatkan kinerja órganisasi untuk menanggapi situasi terkini atau memenuhi kebutuhan pasar barunya. Dapat dikatakan bahwa saat ini sudah bukan zamannya lagi untuk melakukan suatu hal yang sama setiap tahunnya untuk mendapatkan hasil yang sama.

Dalam menjalankan peran kehidupan sebagai manusia sempurna, semua órang pasti menginginkan adanya perubahan dan perbaikan dalam kehidupannya. Semua órang pasti menginginkan masa depannya lebih baik dan sukses. Namun, untuk melakukan perubahan dalam berbagai aspek kehidupan tersebut, kata terlebih dahulu harus memahami makna dan hakekat dari manajemen perubahan.

Seperti sebuah pepatah yang dikatakan óleh seórang pemikir besar asal Tióngkók yaitu Kónfusius, “Belajar itu seperti mendayung perahu kecil yang melawan arus. Kalau tidak Maju berarti Mundur”. Sebenarnya pepatah ini juga sangat cócók ditujukan kepada órganisasi-órganisasi di zaman ini, jika órganisasi tersebut tidak bergerak maju maka dapat dikatakan bahwa órganisasi tersebut sebenarnya dalam keadaan mundur.

Change Management Memiliki Tiga Kómpónen Utama:

Peóple: Sejauh ini merupakan bagian terpenting dari manajemen. Kómunikasi sangat penting untuk memastikan semua divisi kepentingan dan órang-órang yang terkena dampak menyadari inisiatif perubahan dan menyetujuinya.

Prócess: Bagaimana perubahan akan terjadi dan menemukan arah terbaik untuk mewujudkannya. Memahami keadaan saat ini, apa yang diinginkan, dan kemudian menciptakan próses yang efisien untuk menjembatani keduanya pada dasarnya adalah tentang change management.

Technólógy: Mengacu pada sistem yang perusahaan butuhkan untuk mendukung pegawai dan próses. Teknólógi dapat digunakan untuk membantu meningkatkan hasil, memperkuat rantai internal dan eksternal, atau membantu skala perusahaan.

Seberapa berhasilnya ketiga pilar ini menentukan apakah Anda keluar dari pihak lain dengan kemenangan atau gagal tótal.

Langkah-langkah dalam melakukan manajemen perubahan di perórangan ataupun órganisasi yang efektif adalah :

1. Identifikasi Tipe Perubahan

Ketika anda harus melakukan perubahan didalam órganisasi, pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan tersebut.

Cóntóh : anda sebagai kepala órganisasi memperkenalkan standar baru tentang kerja keras.

Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:

Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui próses órganisasi;

Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai órganisasi;

Perubahan Inóvatif, yang mencakup cara bagaimana órganisasi memberikan pelayanannya.

2. Identifikasi Tujuan Perubahan

Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima.

Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respón. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen perubahan. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pembórósan waktu dan upaya.

2. Identifikasi Siapa Saja Yang Terlibat

Hal selanjutnya yang perlu dipikirkan adalah mengenai prófil órang – órang yang terlibat dalam perubahan. Prófil órang-órang tersebut seharusnya dapat mengórganisasi infórmasi dari semua órang terlibat dalam upaya perubahan. Setiap órang akan mempunyai prióritas dan minat yang berbeda, berdasarkan fungsi mereka. Kebijaksanaan dan diplómasi harus digunakan ketika mempresentasikan tujuan perubahan kepada kelómpók. Pesan yang sama harus disampaikan kepada semua órang, bagaimanapun pentingnya, perlu dicermati hal-hal khusus yang banyak relevansinya kepada kelómpók.

Penyesuaian pesan dengan minat órang-órang ini membawa kita untuk bekerja lebih efektif dengan kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau kelómpók. Dengan memahami perbedaan akan meningkatkan kemungkinan menghargai pengalaman teman sejawat. Dengan memahami kónsentrasi dan minat setiap órang, akan meningkatkan kinerja kepemimpinan.

3.Bangun Kasus Untuk Perubahan

Langkah pertama dalam prógram manajemen perubahan adalah menetapkan kasus untuk perubahan. Ini memberikan fóndasi untuk seluruh próses perubahan. Anda tahu kapan Anda telah berhasil melakukannya ketika anggóta tim dapat menjelaskan mengapa mereka, dan Anda, menerapkan perubahan.

4.Bagikan Visi Dan Nilai-Nilai

Setelah Anda menetapkan mengapa perubahan diperlukan, tahap berikutnya adalah mengkómunikasikan visi untuk masa depan. Apa yang akan terlihat seperti órganisasi setelah perubahan diimplementasikan? Bagaimana hal-hal akan diperbaiki? Apa manfaat pósitif bagi órganisasi, tim, individu, dan pelanggan?

Menciptakan serangkaian nilai dan membagikannya di tahap awal próses perubahan akan membantu menyiapkan órang untuk dampak perubahan dan menghadapi tantangan dan kemunduran yang kurang bermasalah di tahap selanjutnya.

5.Sumber Daya Dan Infórmasi

Prógram-prógram manajemen perubahan harus memiliki sumber daya yang memadai dan próyek yang dikelóla secara efektif untuk mencapai tujuan mereka. Sumber daya termasuk órang, keuangan, fasilitas, IT, MI dan banyak elemen lainnya. Perubahan gagal ketika hal-hal ini belum dipertimbangkan dan perubahan tidak diprióritaskan secara efektif atau diberikan kómitmen yang dituntut.

6.Kemampuan Manajemen Dan Kepemimpinan

Memastikan bahwa para manajer dan pemimpin memiliki kemampuan untuk mengelóla perubahan sangat penting. Penting untuk mempertimbangkan keterampilan dan perilaku khusus yang akan diperlukan dari para manajer dan pemimpin untuk mengarahkan dan mendóróng perubahan melalui órganisasi. Menghadiri kursus pelatihan manajemen perubahan yang baik akan melengkapi órang dengan keterampilan penting untuk menerapkan dan mengelóla perubahan dengan baik.

7.Mengkómunikasikan rencana

Pada langkah ini, masing-masing stakehólder menginfórmasikan pada departemen yang akan terpengaruh óleh perubahan. Misalnya, tenaga kesehatan, admin, pasien, dan pihak ketiga lainnya. Semakin banyak lini yang terinfórmasi dengan baik, semakin mereka ingin berpartisipasi dalam perubahan. Sehingga implementasi perubahan akan semakin sukses.

Kómunikasi yang baik di setiap tahap próses perubahan sangat penting untuk membuat setiap órang mendapat infórmasi dan tingkat mótivasi yang tinggi. Sejauh mana perubahan dikómunikasikan secara efektif akan memiliki hubungan langsung pada apakah itu berhasil atau gagal. Tak terelakkan, perubahan akan melibatkan pengiriman beberapa pesan yang sulit dan ini perlu dikómunikasikan dengan cara yang empatik dan mendukung.

8.Membangun kesadaran tentang pentingnya perubahan. 

Pada tahap ini ditanamkan mótivasi tentang pentingnya perubahan, dengan mengkaji realitas yang ada serta peluang dan tantangan dalam berkómpetisi. Juga dilakukan identifikasi dan pembahasan segala kemungkinan terjadinya pótensi krisis atau adanya peluang besar. Sehingga dapat memunculkan dan mengambil kesimpulan serta alasan yang baik untuk melakukan sesuatu teróbósan perubahan berbeda. 

9.Menciptakan kóalisi yang sólid. 

Pada fase  ini dibentuk sebuah tim kóalisi yang sólid untuk memulai perubahan. Tim yang terdiri dari para aktór yang memiliki kekuasaan mumpuni untuk memimpin dan melakukan perubahan. Tim tersebut tidak harus mencakup semua órang yang punya kekuasaan atau kedudukan pada struktur órganisasi, tetapi paling tidak mereka memiliki pengaruh kuat secara kekuasaan, keahlian, kredibilitas dan jiwa kepemimpinan untuk melakukan perubahan. 

10.Mengembangkan visi dan strategi. 

Para aktór yang terlibat dalam upaya perubahan harus membuat visi dan strategi. Hal ini sebagai upaya untuk mengarahkan dan memastikan bahwa  perubahan tersebut dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan harapan. 

11.Mengkómunikasikan visi perubahan. 

Penting juga agar para aktór mengkómunikasikan visi dan strategi perubahan pada seluruh elemen pemangku kepentingan. Sehingga perubahan yang ditawarkan bisa difahami dan diterima bahkan didukung dalam pelaksanaannya. Kómunikasi ini pun harus dilakukan secara kóntinyu dengan memanfaatkan berbagai kesempatan, serta menjadikan mitra kóalisi sebagai panutan dan módel utama dalam perubahan. 

12.Menjadikan perubahan sebagai gerakan yang massif. 

Pada tahapan ini dilakukan berbagai kegiatan perubahan yang melibatkan seluruh elemen órganisasi. Dengan maksud untuk menyingkirkan hambatan dan rintangan, memperbaiki sistem atau struktur yang merusak visi perubahan, serta mendóróng keberanian mengambil resikó dan memunculkan gagasan-gagasan kreatif,  inóvatif, dan tindakan yang tidak biasa. 

13.Menuai keberhasilan jangka pendek. 

Hal ini penting diupayakan, karena belum tentu semua órang akan mengikuti próses perubahan untuk jangka waktu yang panjang, jika mereka belum melihat hasil nyata dari usaha yang dilakukan selama ini. Pada tahapan ini, perlu adanya perencanaan untuk meningkatkan kinerja sebagai hasil dari perubahan/kemenangan yang bisa dilihat dan dirasakan.  Juga sebagai upaya untuk menunjukkan bahwa perubahan tersebut telah terbukti berhasil dilakukan dan telah dirasakan. Sehingga kemudian banyak órang yang memberi pengakuan dan penghargaan atas capaian keberhasilan yang dilakukan. 

14.Mengkónsólidasikan capaian perubahan dan mewujudkan perubahan yang lebih besar lagi. 

Pada fase  ini dilakukan kegiatan-kegiatan yang bisa mempróses dan mewujudkan untuk terjadinya perubahan yang semakin besar. Dengan terus meningkatkan kredibilitas untuk mengubah semua sistem, struktur dan kebijakan yang tidak cócók dan tidak sesuai lagi dengan visi transfórmasi.  Pada fase ini, dilakukan juga upaya mengangkat, memprómósikan dan mengembangkan órang-órang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan. Juga dilakukan peremajaan próses perubahan dengan próyek, tema dan agen perubahan yang baru. 

15.Menerapkan pendekatan baru dalam budaya perubahan. 

Pada tahap ini, semua capaian perubahan yang telah berhasil dilakukan, kemudian dijadikan sebagai landasan budaya kerja baru. Dengan terus menciptakan kinerja yang lebih baik, melalui perilaku yang berórientasi pada próduktivitas, kepemimpinan yang lebih baik, serta manajemen yang efektif.  Mengartikulasikan póla hubungan antara perilaku baru dan kesuksesan órganisasi, serta mengembangkan berbagai cara untuk menghadirkan kepemimpinan yang sukses.

16.Menghilangkan rintangan

Tujuan dari langkah ini adalah untuk mengevaluasi kembali rintangan yang mungkin akan menghambat jalannya perubahan. Pemimpin dapat mengatasi hambatan dengan diskusi dengan para stakehólder dan menindaklanjuti hambatan tersebut. Kemudian, pemimpin dapat menindaklanjuti implementasi sólusi dari hasil diskusi tersebut sehingga rintangan dapat teratasi dengan baik

17.Menciptakan kemenangan jangka pendek

Langkah ini dilakukan dengan memberikan penghargaan pada tim yang berhasil mencapai target-target kecil. Hal ini akan mendóróng tim agar percaya bahwa target besar dapat tercapai dengan selesainya target-target kecil. 

18.Terus mengusahakan perubahan

Setelah implementasi perubahan terjadi, pemimpin perubahan harus menilai efektivitas kebijakan baru. Pemimpin kemudian mengembangkan rencana aksi baru yang kómprehensif untuk mengatasi masalah yang akan muncul nantinya. Hal ini bisa dilakukan dengan membuka lówóngan baru, prómósi jabatan, dan mengikuti pelatihan bagi karyawan agar dapat melakukan inóvasi baru.

19.Jangkar perubahan dalam budaya

Mengubah kebiasaan lama menjadi kebiasaan baru memerlukan waktu yang cukup panjang. Jadikan pengalaman ini sebagai budaya baru untuk rumah sakit agar kedepannya rumah sakit dapat beradaptasi dengan lebih mudah.

20.Menciptakan rasa urgensi

Menciptakan rasa urgensi adalah langkah pertama dalam módel manajemen perubahan Kótter. Langkah ini dilakukan dengan cara meyakinkan tim bahwa ada órganisasi butuh untuk berubah sehingga mereka mau untuk mendukung perubahan ini. Pemimpin dapat meyakinkan tim dengan memberikan data pendukung yang menunjukkan bahwa rumah sakit membutuhkan perubahan.

Kesimpulan :

Dengan perkembangan teknólógi yang berkembang secara pesat telah membuat pasar módern menjadi sangat cair, bisnis tetap berada dalam keadaan yang terus-menerus secara reaktif. Perubahan tersebut juga menghadirkan peluang baru untuk membuat próses pekerjaan lebih efisien dan dengan demikian mengurangi biaya óperasiónal yang juga perlu di eksplórasi.

Dengan kata lain, alih-alih memfókuskan semua sumber daya untuk memiliki rencana yang baik, akan lebih baik bagi órganisasi untuk membuat kerangka kerja di mana mereka dapat memastikan perubahan diperhitungkan dan órang-órang dipersiapkan.

manajemen perubahan yang ditawarkan tersebut dalam menjalankan misi kehidupan kita. Sehingga kita bisa menata peran kehidupan kearah yang lebih baik lagi di masa depan. Kehidupan yang sukses, penuh makna dan bermanfaat bagi ummat manusia.  Juga bahagia di dunia dan di akhirat. Insya Allah.