The One Minute Manager

The One Minute Manager hanyalah sebuah simbol bahwa di era digital ini kita tidak semestinya menyia-nyiakan waktu. Semua pekerjaan harus dilakukan secara efektif. Dan bukankah ini adalah sebuah prinsip umum yang banyak dikenal di dunia modern sekarang ini? Namun bukankah ini juga yang ingin dicapai oleh berbagai perkembangan manajemen? Lantas apa beda antara manajer satu menit dengan manajer-manajer yang lain?

Alkisah ada seorang anak muda yang mencari sesosok manajer efektif. Ia ingin bekerja pada manajer tersebut. Ia juga ingin kelak ia menjadi manajer seperti itu. Dari pengamatannya ada dua macam manajer.

Pertama, manajer yang "tangguh". Mereka mencapai tujuan "kemenangan" organisasi, sedangkan orang-orang mereka "kalah". Atasan mereka beranggapan manajer tersebut adalah manajer yang baik karena bisa mencapai tujuan-tujuan organisasi. Mereka berorientasi pada hasil-hasil dan laba. Namun bawahan mereka berpikiran sebaliknya, karena mereka merasa tersisihkan.

Kedua, manajer yang "menyenangkan". Orang-orangnya tampak menang dan senang, namun organisasinya kalah. Bawahan mereka menyebutnya sebagai manajer yang baik, partisipatif, penuh perhatian, beperikemanusiaan. Namun atasan mereka mengernyitkan dahi karena tujuan organisasi tampak tersisihkan. Mereka cenderung berorientasi pada orang.

Seolah-olah kebanyakan manajer di dunia ini hanya berminat pada satu di antara dua ini: hasil atau orang. Yang beorientasi pada hasil disebut otokratis. Sebaliknya, yang berorientasi pada orang disebut demokratis. Anak muda itu beranggapan bahwa ke dua tipe manajer itu setengah efektif. Manajer yang efektif semestinya mampu mengatur diri mereka sendiri dan orang-orang yang bekerja dengan mereka sehingga organisasi maupun orang-orangnya dapat mengambil keuntungan dari kehadiran mereka.

Tapi, bagaimana?  Akhirnya ia bertemu dengan seorang manajer yang disebut-sebut orang sebagai manajer yang efektif. Manajer tersebut menyebut dirinya sebagai manajer satu menit. Apa itu? Yaitu manajer yang memperoleh hasil-hasil baik tanpa membutuhkan banyak waktu. Jika demikian, apakah ini berarti manajer satu menit lebih cenderung pada hasil-hasil saja? Tidak! Karena manajer satu menit juga mengadakan rapat-rapat, mendengarkan bagaimana orang-orang mereka meninjau dan menganalisa pencapaian, problem dan pengembangan strategi di masa depan. Dan keputusan-keputusan dalam rapat itu mengikat bagi seluruh organisasi. Lho!

Jika demikian manajer satu menit adalah manajer yang cenderung partisipatif dan mementingkan kemenangan orang-orang dong? Bukan! Manajer satu menit adalah manajer yang berusaha mencapai tujuannya, baik itu kuantitas dan kualitas, melalui orang.

Prinsip utama yang menjadikan manajer satu menit mampu mencapai kemenangan tujuan dan kemenangan orang adalah "ORANG-ORANG YANG MERASA ENAK TERHADAP DIRI MEREKA MEMBERIKAN HASIL-HASIL YANG BAIK". Setiap orang akan bekerja dengan sangat baik jika mereka sedang merasa enak terhadap diri mereka sendiri. Maka, kuncinya adalah bagaimana kita bisa membantu orang-orang itu merasa enak terhadap diri mereka sehingga mereka melakukan lebih banyak dan lebih baik.

Anda harus membantu orang-orang mencapai potensi penuh mereka. Anda harus mendorong orang dapat bekerja sangat baik, yaitu mereka bisa menghasilkan hasil-hasil yang berharga dan merasa senang terhadap diri mereka, organisasi serta orang lain dengan siapa mereka bekerja. Manajer satu menit menginvestasikan pada orang-orang untuk mendapatkan hasil-hasil, karena orang adalah sumber daya terpenting. Bagaimanakah kita bisa memulai menjadi manajer satu menit? Ada tiga rahasia yang akan dibahas.

RAHASIA 1: SASARAN-SASARAN SATU MENIT

Rahasia pertama dari tiga rahasia menjadi manajer satu menit adalah penetapan sasaran-sasaran satu menit. Ini adalah pondasi dari manajemen satu menit.

Persoalan yang banyak dihadapi karyawan adalah kesulitan mereka untuk melihat sasaran yang harus dicapai. Banyak sekali kita melihat karyawan yang bekerja tanpa motivasi, memberikan hasil yang biasa-biasa saja, bahkan mereka dianggap sebagai orang sulit lagi menyusahkan. Tapi tak jarang di luar pekerjaan, mereka justru tampak sebagai seorang yang penuh keceriaan dan menyenangkan dalam mengerjakan kegiatan-kegiatannya. Misal: ada karyawan yang tampak menyebalkan di kantor, justru sangat bergairah ketika bermain bowling di luar jam kantor. Mengapa? Alasannya sederhana saja, karena mereka mampu melakukan lemparan "strike". Mengapa mereka mampu melakukan "strike"? Karena mereka tahu secara jelas botol-botol bowling yang harus dijatuhkan. Botol-botol bowling itu adalah sasaran yang jelas. Dan, setiap orang selalu termotivasi untuk melakukan sesuatu, asal sesuatu itu jelas.

Kembali ke analogi bowling tadi. Mengapa seseorang senang bermain bowling? selain karena jalur lintasan dan bola-bola bolwing tampak jelas, mereka bisa mengetahui skor yang mereka dapat dari setiap pukulan, sehingga mereka tahu berapa bola lagi yang harus dijatuhkan. Dalam dunia manajemen, ini disebut sebagai umpan balik. Umpan balik itulah yang menjadi motivator terbesar bagi karyawan. Umpan balik dapat berupa penilaian prestasi. Umpan balik ini menjadikan karyawan tampak baik. Bagi seorang manajer, umpan balik membuatnya menjadi manajer yang baik, karena dengan demikian ia mengetahui apa yang salah, apa yang benar, dan apa yang ada di tengah-tengah.

Umpan balik atas pencapaian sasaran-sasaran ini membuat seorang manajer tahu karyawan mana yang jadi pemenang dan karyawan mana yang berpotensi untuk jadi pemenang untuk anda latih sehingga menjadi pemenang. Ini didasari pemahaman bahwa sesungguhnya setiap orang itu calon pemenang. Maka janganlah kita tertipu oleh penampilan mereka yang tampak kalah. Semua ini bertujuan agar setiap orang menjadi termotivasi sekaligus melakukan sesuatu yang produktif. Dan, semua ini bermula dari penetapan sasaran, penilaian prestasi dan perilaku yang sesuai dengan sasaran tersebut.

Apakah sasaran satu menit itu? Yaitu, sebuah sasaran yang berdasarkan pada tanggung jawab yang jelas. Seorang manajer satu menit selalu menjelaskan apa yang perlu dilakukan, atau apa yang disetujui oleh karyawannya untuk dilakukan. Lalu menuliskannya sebagai sebuah sasaran dan standar pencapaiannya dalam sebuah penjelasan yang tak lebih dari 250 kata. Sasaran itu harus bisa dibaca dalam satu menit. Sasaran itu harus disepakati bersama, dan dibuat rangkap dua. Satu untuk sang manajer, satu untuk karyawan. Dengan demikian mereka bisa memeriksanya secara periodik.

Manajer satu menit percaya bahwa 80% hasil kita, yang benar-benar penting, berasal dari 20% sasaran yang disepakati. Maka sasaran satu menit hanya mencakup bidang-bidang utama dari tanggung jawab karyawan. Namun begitu, manajer satu menit tidak berhenti hanya pada sasaran, ia juga berusaha menjelaskan apa dan bagaimana bentuk pelaksanaan yang baik. Yaitu, dengan mendorong karyawan untuk mencari pemecahan atas setiap persoalan yang dihadapinya sendiri.

Jikaseseorang karyawan telah mendapatkan tanggung jawab, maka semestinya ia memutuskan sendiri demi tanggung jawabnya itu segala sesuatu yang harus dikerjakannya. Tidak ada alasan bagi seorang karyawan untuk menggantungkan keputusannya pada orang lain. Bukankah sasaran satu menit telah menjadi tanggung jawabnya sendiri. Maka dia harus memahami bentuk perilaku dan pencapaian yang diharapkan secara jelas. Jadi, penetapan sasaran satu menit adalah:

1.       Menyetujui sasaran-sasaran anda.

2.       Melihat seperti apa perilaku yang baik itu.

3.       Menuliskan setiap sasaran anda pada satu lembar kertas dengan menggunakan kurang dari 250 kata.

4.       Membaca dan membaca ulang setiap sasaran, yang menuntut kurang lebih hanya satu menit setiap kali anda melakukannya.

5.       Sekali-sekali sisihkan waktu satu menit setiap hari untuk melihat apa yang telah anda laksanakan,

6.       Melihat apakah perilaku anda cocok dengan sasaran anda atau tidak.

Dengan demikian, manajer satu menit dimulai dengan menetapkan sasaran satu menit, yang harus dibaca setiap hari dalam waktu tak lebih dari satu menit, kemudian menilai perilaku sendiri apakah telah sesuai dengan sasaran tersebut, dan memecahkan persoalan dengan penuh tanggung jawab untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.

RAHASIA 2: PUJIAN-PUJIAN SATU MENIT

Adalah hal yang masuk akal, bahwa anda tidak dapat menjadi manajer yang efektif jika anda dan orang-orang anda tidak yakin akan apa yang diperintahkan kepada mereka untuk mereka lakukan. Namun, pekerjaan manajer satu menit belum selesai hanya karena anda telah menetapkan sasaran satu menit. Manajer satu menit tahu bahwa akan lebih mudah bagi karyawan untuk melakukan sesuatu dengan baik jika karyawan mendapatkan umpan balik yang jelas tentang cara karyawan melakukan sesuatu.

Segera setelah menetapkan sasaran satu menit, manajer satu menit mengadakan "kontak dekat" dengan karyawannya. Caranya adalah dengan mengamati aktivitas dengan sangat dekat. Manajer satu menit tidak pernah tampak sangat jauh dari karyawannya. Selanjutnya mereka memerintahkan karyawan untuk membuat catatan terinci mengenai kemajuan-kemajuan yang diminta. Pada awalnya mungkin karyawan akan merasa bahwa pekerjaannya sedang dimata-matai, namun inti dari "kontak dekat" ini adalah MANAJER SATU MENIT BERUSAHA MEMBANTU KARYAWAN MENCAPAI POTENSI PENUH DAN MENDAPATI KARYAWAN MELAKUKAN SESUATU DENGAN BENAR.

Banyak manajemen, di saat mereka menerima karyawan baru, melakukan hal-hal berikut ini. Mereka menyambut karyawan baru dengan suka hati, mengajak berkeliling perusahaan, memperkenalkan dengan semua orang, mengantar ke tempat kerjanya, kemudian meninggalkan mereka sendirian. Manajemen mengamati karyawan baru itu, dan jika ia melakukan kesalahan, ia disikat. Ini adalah gaya kepemimpinan yang paling populer yang disebut dengan "tinggalkan lalu sikat" atau "tinggalkan lalu minta ia bekerja sebaik-baiknya". Tapi cara ini sama sekali tidak memberikan produktivitas baik.

Manajer satu menit menekankan pada hal yang positif. Mereka berusaha mendapati karyawan melakukan sesuatu dengan benar, untuk kemudian melontarkan "Pujian Satu Menit". Saat mereka mendapati karyawannya melakukan sesuatu dengan benar, mereka mendatangi dan berbicara pada karyawan mereka. Seringkali dengan menaruh tangan di bahu karyawan dengan sikap ramah. Mereka melakukan hal ini dengan penuh kepedulian, karena mereka tahu dengan tepat apa yang semestinya dipuji.

Mereka tidak serta merta menempatkan diri mereka pada posisi mereka sendiri, namun juga pada posisi karyawan. Karenanya, mereka menunjukkan sikap tulus dan kosisten. Dan ini sangat dihargai oleh karyawan mana pun. Itu semua dilakukan dalam waktu satu menit. Manajer satu menit tidak perlu memuji seseorang panjang lebar. Kepedulian dan ketulusan mereka jauh lebih berharga ketimbang panjang lebarnya kata-kata pujian.

Inti terpenting dari rahasia kedua dari Manajer Satu Menit adalah bahwa manajer yang efektif haruslah bertindak juga sebagai seorang pelatih yang baik. Mereka terus-menerus berusaha menumbuhkan potensi penuh dari karyawan, terutama bila karyawan menghadapi tugas-tugas baru. Kunci untuk melatih seseorang melakukan sesuatu tugas baru, pada mulanya, adalah menangkap mereka melakukan sesuatu yang kurang lebih benar sampai akhirnya mereka dapat belajar melakukannya dengan tepat. Sebenarnya kita menggunakan konsep pelatihan seperti ini di saat berhadapan dengan anak-anak dan hewan. Tetapi kita agak melupakannya bila kita berurusan dengan orang dewasa. Padahal hal ini sangatlah alamiah.

Dengan menjadi seorang pelatih yang baik, maka manajer satu menit selalu mempunyai orang-orang yang terbaik baginya. Itu juga berarti bahwa bukan hal yang mencemaskan bahwa jika banyak karyawan-karyawan terbaik mereka yang meninggalkan manajer satu menit untuk menjalankan operasinya sendiri. Justru dengan terjadinya perputaran karyawan, perannya sebagai pelatih telah dilakukan dengan baik.

Jadi memberikan pujian satu menit hanya buah dari sebuah usaha panjang yang dimulai dari mengamati karyawan dari dekat, meminta karyawan menilai kemajuan-kemajuan mereka sendiri, berusaha mendapati karyawan melakukan sesuatu dengan benar, memberikan umpan balik positif dan kemudian memberikan pujian satu menit. Anda tidak dapat memuji secara efektif dan tulus, jika anda tidak mengikuti seluruh proses kerja karyawan anda. Pujian satu menit adalah alat efektif untuk menumbuhkan potensi karyawan dan menjadikan karyawan merasa nyaman akan diri mereka sendiri.

Pujian Satu Menit dapat berhasil baik, jika anda:

1.       Jauh-jauh hari mengatakan pada karyawan anda bahwa anda akan memberikan umpan-balik pada mereka mengenai bagaimana cara mereka bekerja.

2.       Memuji karyawan dengan segera.

3.       Mengatakan kepada karyawan secara spesifik dan jelas tentang apa yang telah mereka lakukan dengan benar.

4.       Mengatakan pada karyawan betapa senangnya perasaan anda atas pekerjaan mereka yang benar. Betapa hal ini sangat membantu organisasi dan karyawan lain dalam mencapai kemajuan.

5.       Berhenti sejenak dan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk merasakan betapa senangnya perasaan anda.  

6.       Menganjurkan mereka untuk melakukannya lebih sering lagi.

7.       Berjabat tangan atau menunjukkan sikap tulus dan ramah bahwa anda mendukung kesuksesan karyawan dalam organisasi.

RAHASIA 3: TEGURAN-TEGURAN SATU MENIT

Ada satu hal menarik dari The One Minute Manager, yang mungkin tampak berlawanan. Meski motto utama Manajer Satu Menit adalah memergoki karyawan melakukan sesuatu dengan benar, namun itu bukan berarti mengabaikan kesalahan. Justru ketika Manajer satu menit mendapati karyawannya melakukan suatu kesalahan, tidak segan-segan ia memberikan teguran. Teguran itu diberikan tanpa terkecuali. Dan inilah rahasia ketiga dari Manajer Satu Menit: Teguran Satu Menit.

Teguran tetap diberikan meski hal-hal lain berjalan dengan baik. Mengapa teguran? Ketika karyawan telah tahu apa sasaran dan bagaimana mencapainya, maka melakukan kesalahan merupakan suatu hal yang harus dicermati. Manajer satu menit akan segera mempelajari fakta kesalahan tersebut, kemudian menegaskan dan menunjukkan kekecewaannya. Melalui teguran ini, manajer satu menit seolah mengatakan bahwa sebenarnya kesalahan itu tidak mungkin dilakuan oleh seorang karyawan yang kompeten. Ia memberikan respek pada kemampuan karyawan, karenanya kesalahan dianggap sebagai penyia-nyiaan dari kompetensi itu. Ia mengharap agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama.

Bagaimana Manajer satu menit melakukan teguran dengan baik?

Pertama, perlu dipahami bahwa anda tidak bisa menegur karyawan yang melakukan kesalahan jika anda tidak bersedia memberi tahu kepada karyawan bagaimana cara mereka melakukan sesuatu. Dan itu harus anda katakan dengan tegas. Jika anda telah menunjukkan kepada karyawan sasaran dan bagaimana mencapainya, maka ketika terjadi kesalahan, anda berwenang untuk memberikan teguran.

Kedua, ketika terjadi kesalahan anda harus memberikan teguran dengan segera. Ini adalah kunci utama dari teguran satu menit. Dengan demikian, teguran dapat berlaku sebagai umpan balik bagi pendisiplinan. Kebanyakan manajer memendam teguran sehingga menumpuk-numpuk perasaan negatif dalam diri mereka. Pada waktunya mereka akan meledakkan kemarahan dan mengatakan pada karyawan bahwa mereka melakukan kesalahan sekian lama. Ini tentu tidak adil. Semestinya teguran diberikan sesuai dengan relevansi perilaku yang ingin ditegur.

Ketiga, isi teguran haruslah spesifik pada apa yang ingin ditegur.

Keempat, jangan sekali-kali menyerang secara pribadi. Dengan tidak mengusik harga diri, maka karyawan tidak perlu lagi mencari-cari dalih untuk mengobati perasaan harga diri yang terluka. Sekali lagi, teguran haruslah bersifat umpan balik atas perilaku bukan perasaan sebagai manusia. Tujuan terutama dari teguran satu menit adalah MENYINGKIRKAN PERILAKU YANG KELIRU DAN MENJAGA PRIBADI KARYAWAN. Dengan kata lain, perilaku yang salah, namun pribadi mereka tetap utuh. Itu berarti, bahwa manajer satu menit menegur dahulu, kemudian memberikan "pujian" atau dukungan atas pribadi mereka.

Manajer satu menit bersikap keras terlebih dahulu, baru kemudian "menyenangkan". Karena yang dipersalahkan adalah perilaku dan ditunjukkan secara spesifik, maka tidak perlu ada tindakan mencari-cari kesalahan. Di lain pihak, bagi karyawan tidak perlu mencari-cari pembelaan diri. Oleh karena itu teguran dapat bersifat jujur dan tulus. Ini adalah kunci kelima. Teguran harus dilanjutkan dengan kepedulian anda akan kesejahteraan pribadi karyawan. Manajer satu menit tidak segan untuk memberikan sentuhan untuk menegaskan bahwa mereka benar-benar tulus akan teguran itu, dan tidak ada prasangka terpendam kecuali keinginan untuk meraih sesuatu yang lebih baik.

Terakhir, bila teguran telah diberikan, maka harus disadari bahwa teguran itu telah selesai. Manajer satu menit tidak memperpanjang teguran-teguran. Teguran hanya pantas diberikan tidak lebih dari 30 detik. Setelah itu mereka tidak akan mengungkit-ungkitnya. Secara ringkas, teguran satu menit berjalan dengan baik jika anda melakukan hal ini:

1.       Mengatakan sebelumnya kepada karyawan bahwa anda akan memberi tahu apa dan bagaimana karyawan melakukan sesuatu.

2.       Menegur dengan segera.

3.       Mengatakan perihal yang salah secara spesifik.

4.       Menyatakan bagaimana perasaan anda mengenai apa yang mereka lakukan dengan salah secara tegas.

5.       Berhenti beberapa detik untuk memberi kesempatan bagi karyawan meresapi perasaan anda.

6.       Berjabatan tangan atau menyentuh mereka secara tulus, menunjukkan bahwa anda tetap berada di pihak mereka.

7.       Mengingatkan betapa anda menghargai karyawan anda.

8.       Menegaskan bahwa dalam pandangan anda, karyawan anda adalah baik, namun tidak demikian dengan pekerjaan mereka dalam situasi ini.

9.       Menyadari bahwa ketika teguran itu selesai, itu benar-benar selesai.

Ketiga rahasia manajer satu menit ini tampak masuk akal: dimulai dari sasaran satu menit, pujian satu menit dan teguran satu menit. Dan semuanya bisa berjalan dengan baik.

Masihkah anda ingat dengan anak muda yang ingin menemukan sosok seorang manajer efektif? Kemudian ia bertemu dengan seorang manajer yang menamakan dirinya dengan sebutan Manajer Satu Menit. Bertahun-tahun setelah itu, anak muda itu, yang kini telah berumur, mengikarkan dirinya sebagai seorang manajer satu menit juga. Ia kini siap membagi rahasia-rahasia manajer satu menit kepada banyak orang.

Kunci terutama untuk menjadi manajer satu menit adalah bersikap peduli pada karyawan. Karena, bagaimana pun untuk menjadi efektif seorang manajer harus menggerakkan orang lain. Sedangkan, untuk menggerakkan orang lain, seorang manajer satu menit tidak melakukannya dengan memanipulasi orang lain untuk melakukan sesuatu yang tidak mereka sadari atau tidak mereka setujui.

Memang tidak semuanya berjalan sebagaimana yang diinginkan, namun dengan bersikap jujur, pada akhirnya akan membawa hasil. Sebaliknya, bersikap tidak jujur dan memanipulasi orang akhirnya akan membawa pada kegagalan dalam berurusan dengan orang lain. Jadi, kekuatan gaya manajemen satu menit adalah bersikap peduli pada orang lain.

RANGKUMAN SINGKAT

Manajemen satu menit dimulai dengan menetapkan sasaran satu menit yang ditulis di atas selembar kertas dan harus bisa dibaca dalam satu menit pula. Setiap sasaran akan membawa pada perilaku. Maka, tugas selanjutnya adalah menjaga agar perilaku karyawan sesuai dengan sasaran tersebut. Jika sasaran, atau bagian dari sasaran, yang ditetapkan tercapai, maka ANDA MENANG. Anda atau karyawan anda berhak untuk mendapatkan sebuah pujian satu menit. Karena yang ingin dicapai adalah perilaku yang sesuai dengan sasaran, maka yang harus dipuji adalah perilaku dengan perasaan tulus. Lakukan pujian itu segera dan jelas. Beri tahu karyawan apa yang telah mereka lakukan dengan benar, dan tunjukkan bagaimana perasaan anda terhadap pencapaian itu. Jangan ragu untuk menjabat tangan karyawan atas pencapaian itu.

Kemudian, mulailah dengan kesuksesan ini, menetapkan sasaran-sasaran baru. Namun, sebaliknya, jika sasaran yang ditetapkan tidak tercapai, maka ANDA KALAH. Segera tinjau sasaran yang telah ditetapkan tersebut. Adakah sesuatu yang kurang jelas atau tidak disetujui dari sasaran tersebut? Kemudian, anda atau karyawan anda berhak mendapatkan teguran satu menit. Sebagamana pujian, teguran haruslah mengarah pada perilaku, bukan pribadi. Teguran harus dilakukan segera dan spesifik menjelaskan apa-apa yang tidak sesuai dengan sasaran. Beri tahu karyawan apa yang keliru dan bagaimana perasaan anda. Namun, jangan lupa untuk membesarkan hati karyawan, untuk tetap memiliki semangat kembali pada penetapan sasaran.  Ini adalah teknik manajemen manusia yang sangat sederhana, namun bisa berjalan baik pada orang-orang. Ini mendorong budaya organisasi yang bersikap JUJUR pada orang-orang, dan menciptakan perasaan nyaman pada setiap karyawan. Kepedulian pada orang selalu membawa hasil yang menakjubkan. Dan itu akan memberikan keuntungan bagi organisasi.

The One Minute Manager sesungguhnya hanya berusaha mengingatkan kita masing-masing agar mau menyisihkan satu menit dari hari kita guna mengamati wajah orang-orang yang kita atur. Dan untuk menyadari bahwa mereka merupakan sumber daya terpenting kita.