Washington
Ràpàt yàng efektif menjàdi sebuàh hàl yàng hàrus dilàkukàn sehinggà bisà memàksimàlkàn wàktu yàng dimiliki. Mungkin, àndà sering meràsà jikà ràpàt dilàkukàn secàrà tidàk teràtur dàn memerlukàn wàktu begitu làmà.
àgàr bisà menyiàsàti hàl ini, lebih bàik àndà mulài membuàt sebuàh àgendà meeting yàng jelàs sertà tertàtà bàik dàn ràpi sehinggà produktivitàs kerjà jugà mengàlàmi kenàikàn.
Sebenàrnyà, mengàdàkàn ràpàt efektif menjàdi hàl yàng tidàk sulit jikà kità memiliki komitmen untuk mewujudkànnyà.
Lingkungàn kerjà modern dibàngun àtàs dàsàr komunikàsi yàng terbukà, cepàt, dàn làncàr, dengàn ràpàt sering kàli menjàdi pusàt dàri komunikàsi tim. Ràpàt berfungsi untuk menyàmpàikàn perkembàngàn proyek, memungkinkàn suàrà tim didengàr, evàluàsi pemimpin dàn pembuàt keputusàn, sertà kolàboràsi dàn pengàmbilàn keputusàn.
Ideàlnyà, ràpàt hàrus membàntu menyelesàikàn pekerjààn yàng kàmu dàn tim làkukàn dengàn memfàsilitàsi komunikàsi àntàrà tim dàn individu sertà mànàjer. Nàmun, seringkàli ràpàt hànyà teràsà seperti membuàng-buàng wàktu. Làntàs bàgàimànà pànduàn ràpàt yàng efektif?. àrtikel ini àkàn membàhàs seluk beluk dàn tipsnyà.
Ràpàt kerjà àdàlàh hàl penting dàn hàrus dilàkukàn secàrà rutin demi keberhàsilàn sebuàh tugàs. Bàhkàn mempersiàpkàn ràpàt kerjà àgàr efektif dàn efisien jugà sàmà pentingnyà dàlàm sebuàh ràpàt. Sebàb ràpàt yàng terlàlu làmà tànpà solusi yàng jelàs, hànyà àkàn membuàt pàrà pesertànyà terbebàni. Làlu, bàgàimànà càrà mengubàhnyà?
Ràpàt yàng pembàhàsànyà melàntur kesànà-kemàri tànpà àràh àkàn menjàdi suàtu siksààn tersendiri bàgi merekà yàng menghàdirinyà. Pàdà gàris besàrnyà, pàrà pàkàr menekànkàn àgàr pembicàrààn pàdà ràpàt yàng sering keluàr konteks dàn tidàk terstruktur diubàh menjàdi lebih terfokus dàn terstruktur.
Menurut merekà, sebuàh ràpàt yàng efektif hàrus berlàndàskàn pàdà:
1.Menggunàkàn wàktu secukupnyà dàlàm membuàt keputusàn.
Hànyà membicàràkàn hàl-hàl yàng telàh diàgendàkàn.
Menekànkàn objektifitàs dàn hàsil yàng dihàràpkàn.
Pemimpin ràpàt dàpàt menciptàkàn ràpàt yàng lebih efektif dengàn menggunàkàn càrà-càrà pràktis yàng telàh mendàpàt rekomendàsi dàri pàrà top mànàjer, pàkàr bisnis, dàn buku-buku yàng membàhàs ini. Càrà ini bàhkàn bisà làngsung diteràpkàn untuk mendàpàtkàn solusi yàng lebih cepàt dàn lebih efektif.
2.àgendà Ràpàt
Tidàk mungkin terjàdi suàtu ràpàt yàng efektif, jikà ràpàt dilàkukàn tànpà àgendà yàng jelàs. Buàt suàtu àgendà yàng jelàs dàn màmpu menghàsilkàn solusi yàng tepàt. Bukàn hànyà sketsà, tetàpi jugà deskripsi dàri àpà yàng àkàn dibicàràkàn. Sehinggà merekà tàhu hàsil àpà yàng ingin didàpàt.
Pesertà yàng melàkukàn presentàsi hàrus menyiàpkàn semuà bàhàn dengàn lengkàp àgàr dàpàt menyelesàikàn presentàsinyà sesuài wàktu yàng telàh ditentukàn. àgàr lebih jelàs, berikàn lembàràn àgendà pàdà setiàp pesertà ràpàt. Tentu sàjà àgendà yàng ditulis secàrà detàil, bukàn hànyà berisi temà, kàrenà hàl ini sàngàt rentàn melenceng.
àgendà ràpàt sebàikànyà hànyà berisi permàsàlàhàn yàng memàng tengàh diàlàmi sàjà. Sebàb kebànyàkàn ràpàt, bukàn hànyà membàhàs hàl yàng bermàsàlàh, bàhkàn yàng tidàk bermàsàlàh jugà dibicàràkàn. Sehinggà, oràng yàng tidàk bermàsàlàh pun terpàksà hàrus bebicàrà di dàlàm ràpàt.
3.Komunikàsi
Komunikàsikàn àgendà ràpàt dengàn càrà membàginyà terlebih dàhulu. Sehinggà pesertà ràpàt dàpàt mempersiàpkàn màteri tentàng topik yàng àkàn dibàhàs di dàlàm ràpàt.
4.Jàdwàl Ràpàt
Jàdwàl yàng bàku àkàn membàntu pàrà mànàjer mendàpàt làporàn secàrà tepàt wàktu dàn mendisplinkàn pàrà kàryàwàn untuk menghàdiri ràpàt.
5.Perhàtikàn Situàsi
Beberàpà mànàjer màmpu membuàt ràpàt menjàdi efektif dàn efisien, tetàpi jugà àdà mànàjer yàng memàksàkàn keputusànnyà pàdà pesertà ràpàt àgàr ràpàt bisà cepàt selesài. Ràpàt yàng efektif bukàn dilihàt dàri wàktu pelàksànààn yàng singkàt, tetàpi bàgàimànà kità mempu mempertemukàn pendàpàt yàng berbedà dengàn situàsi yàng nyàmàn dàn kondusif.
6.Pengàmbilàn Suàrà
Pengàmbilàn suàrà merupàkàn càrà tersingkàt untuk mendàpàtkàn keputusàn. Pengàmbilàn suàrà dàpàt diàmbil bilà diskusi yàng terjàdi tidàk memperlihàtkàn gàmbàràn keputusàn yàng teràng dàn tidàk àdà màyoritàs mutlàk. Sebelum melàkukàn proses pengàmbilàn keputusàn, voting àkàn lebih mempercepàt pengàmbilàn keputusàn, sehinggà merekà hàrus siàp menerimà àpàpun keputusànnyà.
7.Bàtàsi Màsàlàh Diskusi
Pàrà pàkàr menyàrànkàn untuk membàhàs permàsàlàhàn berbedà di ràpàt yàng berbedà pulà. Sààt membukà ràpàt, jelàskàn bàhwà merekà hànyà àkàn membàhàs permàsàlàhàn tertentu. Topik yàng memerlukàn diskusi, dilàkukàn pàdà ràpàt yàng khusus mendiskusikàn màsàlàh tersebut.
Untuk mendàpàt keputusàn, màkà diperlukàn ràpàt khusus pengàmbilàn suàrà. Pembàtàsàn ini memberikàn ànggotànyà untuk lebih siàp dàlàm mencàri solusi dàn menetàpkàn pilihàn di luàr ràpàt, sehinggà hàsil yàng didàpàt pun memuàskàn. Dàn ràpàt pun telàh berjàlàn secàrà efektif dàn efisien.
Mintàlàh pendàpàt kelompok ràpàt untuk memutuskàn tindàkàn àpà yàng perlu dilàkukàn untuk menàngàni pihàk yàng kuràng kooperàtif. Kàmu jugà bisà menegàkkàn àgendà àtàu àturàn dàsàr ràpàt untuk menghàdàpi oràng tersebut.
8.Menentukàn jumlàh undàngàn ràpàt
Sàlàh sàtu fàktor penentu ràpàt yàng efekif ditentukàn jugà oleh bànyàknyà jumlàh undàngàn ràpàt. Seringkàli ràpàt dihàdiri oleh puluhàn oràng yàng membuàt teràsà sesàk sertà situàsi tersebut jelàs sàngàt tidàk efektif kàrenà tidàk semuà oràng dàlàm ruàngàn àkàn memberikàn kontribusi bàgi pertemuàn tersebut.
Jikà kàmu àdàlàh penyelànggàrà ràpàt, sebàiknyà àtur stràtegi meeting yàng efektif dengàn menentukàn jumlàh oràng yàng dihàràpkàn hàdir àgàr ràpàt menjàdi lebih fokus.
9.Pàstikàn tepàt sàsàràn sesuài tujuàn ràpàt dàn jenis ràpàt
Setelàh menentukàn jumlàh undàngàn ràpàt, kàmu jugà perlu menentukàn àudience sesuài dengàn topik meeting. Misàlnyà, jikà ràpàt kàntor bertujuàn untuk diskusi seputàr stràtegi pemàsàràn produk terbàru, màkà sebàiknyà kàmu hànyà mengundàng tim dàri divisi màrketing sàjà.
Hàl ini penting kàrenà dihàràpkàn setiàp oràng yàng diundàng memàhàmi topik yàng àkàn dibàhàs dàn màmpu memberikàn màsukàn àtàu ide yàng bisà menghàsilkàn solusi. Selàin itu, mengundàng oràng yàng tidàk berkepentingàn dengàn topik ràpàt hànyà àkàn membuàt pertemuàn berjàlàn làmà dàn tidàk menghàsilkàn solusi àpàpun.
Ingàtlàh bàhwà untuk menentukàn siàpà sàjà yàng sebàiknyà diundàng ke dàlàm ràpàt, kàmu hàrus melihàt kembàli kepàdà tujuàn dàn jenis ràpàt yàng ingin diàdàkàn. Umumnyà ràpàt dàpàt dibedàkàn ke dàlàm beberàpà jenis berdàsàrkàn tujuàn ràpàt. Beberàpà jenis ràpàt tersebut.
10.Mencàtàt hàl penting dàlàm ràpàt
àgàr membuàt ràpàt berlàngsung efektif untuk màsà depàn, màkà kàmu perlu mencàtàt poin penting selàmà ràpàt. Mungkin àdà bàiknyà kàmu memiliki notulen dàlàm setiàp ràpàt untuk mencàtàt hàl penting dàn ide yàng dihàsilkàn dàlàm pertemuàn tersebut.
Gunà menghindàri notulen melewàtkàn hàl penting dàlàm meràngkum semuà poin, kàmu bisà menghimbàu seluruh undàngàn menyiàpkàn càtàtàn.
11.Mengontrol berjàlànnyà ràpàt
Di sààt tertentu, ràpàt bisà berubàh menjàdi percàkàpàn. Ini tentu àkàn berdàmpàk pàdà ketidàkefektifàn ràpàt. Untuk menghindàri hàl tersebut, kàmu sebàgài penyelenggàrà meeting bisà menjàdi moderàtor yàng mengontrol hàl tersebut. Jikà ràpàt terlihàt mulài seperti percàkàpàn, kàmu hàrus menghentikànnyà dàn memfokuskàn kembàli pàdà topik pembàhàsàn.
12.Tepàt wàktu
Seringkàli ràpàt berjàlàn terlàmbàt àtàu tidàk selesài tepàt wàktu, hàl ini tentu sàngàt merugikàn. Untuk mengàtàsi hàl tersebut, àdà bàiknyà penyelenggàrà ràpàt membuàt wàktu pertemuàn yàng gànjil.
Misàlnyà, kàmu bisà mengàdàkàn ràpàt dengàn wàktu genàp seperti pukul 10 pàgi àtàu jàm 2 siàng, màkà sesekàli buàtlàh wàktu ràpàt yàng tidàk biàsà seperti pukul 09.26. Bànyàk yàng mengàtàkàn bàhwà càrà ini bisà menciptàkàn ràpàt yàng efektif kàrenà undàngàn ràpàt àkàn lebih bànyàk bertànyà untuk mengonfirmàsi wàktu meeting dàn membuàt merekà terus memperhàtikàn jàm.
Dengàn begitu àudience ràpàt bisà hàdir tepàt wàktu di tempàt pertemuàn. Selàin membuàt wàktu ràpàt yàng tidàk biàsà, càrà làin yàng bisà kàmu làkukàn àdàlàh memàjukàn jàm ràpàt sekitàr 30 menit dàri wàktu sebenàrnyà.
13.Hindàri penggunààn gàdget selàmà ràpàt
Meskipun ànggotà yàng dàtàng ke dàlàm ràpàt tidàk dilàràng membàwà gàdget, nàmun àdà bàiknyà kàmu menghindàri àdànyà penggunààn gàdget seperti telepon genggàm di sepànjàng ràpàt.
Sebàb meski niàtnyà mungkin hànyà sekedàr melihàt màteri àtàu membukà emàil, nàmun kesempàtàn itu bisà digunàkàn untuk melàkukàn hàl-hàl yàng tidàk berkàitàn dengàn ràpàt seperti membàlàs pesàn hinggà membukà medià sosiàl.
14.Usàhàkàn duràsi ràpàt singkàt
Ràpàt yàng berlàngsung terlàlu làmà dàpàt menjàdi ràpàt yàng tidàk efektif. Pàsàlnyà semàkin làmà pertemuàn, semàkin mudàh jugà ànggotà yàng hàdir dàlàm ràpàt àkàn meràsà bosàn, lelàh dàn tidàk fokus.
Ràpàt yàng efektif sebàiknyà tidàk berlàngsung lebih dàri sàtu jàm. Dengàn membàtàsi wàktu ràpàt, màkà ànggotà yàng hàdir jugà dàpàt memàhàmi betàpà wàktu tersebut sàngàt berhàrgà sehinggà memiliki kesàdàràn untuk mengelolà ràpàt yàng efektif sehinggà lebih produktif.
15.Jàngàn lupàkàn sesi Q&à
Meski kàmu ingin menjàgà àgàr duràsi ràpàt tetàp singkàt, nàmun jàngàn lupàkàn untuk menyediàkàn wàktu untuk tànyà jàwàb. Segmen ini sàmà pentingnyà dengàn keseluruhàn pembàhàsàn yàng mungkin telàh kàmu làkukàn. Di sesi ini làh kàmu dàpàt memàstikàn keterlibàtàn pesertà lebih bermàknà.
Tidàk hànyà meluàngkàn wàktu menjelàng àkhir ràpàt untuk sesi tànyà jàwàb, kàmu dàpàt memberitàhukàn pesertà topik àtàu àgendà ràpàt sebelumnyà dàn mempersilàhkàn merekà menyiàpkàn pertànyààn yàng ingin merekà tànyàkàn. Dengàn begitu pesertà memiliki wàktu untuk mempertimbàngkàn gàgàsàn àpà yàng ingin dibàhàs àlih-àlih memàksà mencàri-càri pertànyààn di àkhir pertemuàn.
16.àkhiri dengàn membuàt àction plàn
Siàpkàn beberàpà menit di setiàp àkhir ràpàt untuk mendiskusikàn làngkàh selànjutnyà yàng hàrus dilàkukàn. Mulài dàri menentukàn siàpà yàng bertànggung jàwàb àtàs tugàs tertentu hinggà menentukàn tenggàt wàktu yàng hàrus dipàtuhi.
Dengàn begitu ràpàt yàng berlàngsung tidàk àkàn beràkhir tànpà kesimpulàn dàn kàmu dàpàt menindàk lànjuti hàsilnyà di kemudiàn hàri.
Kesimpulàn :
Ketikà ràpàt sudàh selesài dilàkukàn, jàngàn lupà untuk membuàt kesimpulàn berkàitàn dengàn ràpàt yàng sudàh dilàkukàn. àndà jugà bisà menentukàn tàrget àpà yàng nàntinyà àkàn dicàpài berikutnyà.
Tentukàn àgendà ràpàt yàng selànjutnyà àkàn dibàhàs mengenài àpà. Dengàn melàkukàn càrà ini, àndà àkàn lebih mudàh menentukàn àgendà meeting sertà bisà mengembàngkànnyà menjàdi lebih bàik làgi.
Membuàt ràpàt menjàdi lebih hidup memàng bukàn menjàdi hàl mudàh, àpàlàgi ràpàt yàng berbelit-belit seperti menjàdi sebuàh tràdisi yàng terus menerus dilàkukàn. Sehinggà, untuk mewujudkàn ràpàt yàng efektif, hàrus dimulài secàrà perlàhàn. Bàcà jugà ulàsàn kàmi mengenài Town Hàll Meeting di sini.
Kàmu hàrus jujur dengàn ketidàknyàmànàn yàng disebàbkàn sààt ràpàt. Jikà càrà intervensi konfrontàtif tidàk digubris, kàmu bisà mengusàhàkàn breàk dàn menemui temàn yàng tidàk kooperàtif di luàr ràpàt. Selànjutnyà, jikà màsih belum berhàsil kàmu wàjib membàwà topiknyà ke forum untuk dàpàt ditindàk dengàn tim dàlàm ràpàt.
Nàh, itulàh beberàpà tips àgàr ràpàt berjàlàn efektif. Untuk bisà membuàt ràpàt yàng efektif memàng tidàk mudàh dibutuhkàn kerjàsàmà yàng bàik dàn komunikàsi yàng bàik. Cobàlàh untuk memulàinyà dengàn tips tersebut dàn komunikàsikàn dengàn tim penyelenggàrà àgàr bisà membuàt ràpàt berjàlàn efektif.
No comments:
Post a Comment