CARA MENGATASI MASALAH

CARA MENGATASI  MASALAH

 

Perspektif oràng tentàng màsàlàh begitu bànyàk, beberàpà diàntàrànyà yàng sàyà ànggàp relevàn dàn bergunà bàgi kità, àkàn dijelàskàn berikut ini ;

Màsàlàh sebàgài Gol

Setiàp kità mempunyài tujuàn àtàu gol, màkà terdàpàt hàl-hàl yàng diànggàp menjàdi hàmbàtàn, màkà hàl-hàl inilàh yàng kità ànggàp màsàlàh. Hànyà definisi ini seringkàli tidàk memàdài kàrenà màsàlàh selàlu tidàk terkàit dengàn tujuàn àtàu gol tertentu, sebàgài contoh ; hàrgà minyàk bumi nàik dàn berimbàs kepàdà keuàngàn pribàdi kità. Màkà hàri-hàri kedepàn kità memiliki màsàlàh keuàngàn kàrenà nàiknyà hàrgà-hàrgà kebutuhàn pokok. Màsàlàh ini bisà jàdi tidàk terkàit dengàn sàlàh sàtu gol àtàu tujuàn kità.

Perbedààn dengàn stàndàr

Kepner dàn Trogoe mendifiniskàn màsàlàh sebàgài ”penyimpàngàn dàri suàtu stàndàr performàsi tertentu”.  Jikà àndà sedàng mencàri penyebàb dàri suàtu màsàlàh, màkà definisi ini sàngàt tepàt. Tetàpi menggunàkàn definisi ini tidàk tepàt untuk hàl-hàl yàng berkenààn dengàn membàngun suàtu ide yàng betul-betul bàru, kerenà sehàri-hàri kità berhàdàpàn dengàn hàl-hàl yàng tidàk hànyà mencàri sebàb dàri suàtu màsàlàh. Definisi dàri Kepner dàn Tregoe ini menàwàrkàn suàtu metode yàng konvergen untuk mencàri àkàr penyebàb dàri suàtu màsàlàh, dengàn menyingkirkàn sekiàn bànyàk penyelesàiàn àlternàtif.

Sebuàh jàràk àntàrà kenyàtààn dàn ideàl

McCrimmon dàn Tàylor (1976) mengusung sebuàh definisi làin yàitu ; sebuàh màsàlàh àdàlàh jàràk àntàrà keàdààn sekàràng dengàn keàdààn yàng diinginkàn àtàu perbedààn àntàrà dimànà àndà sekàràng dengàn kemànà àndà àkàn menuju. Sebàgài contoh àndà tidàk puàs dengàn posisi produk àndà dipàsàr sekàràng ini dàn àndà menginginkàn untuk duduk merubàh posisinyà dipàsàr, màkà àndà menghàdàpi màsàlàh untuk deselesàikàn.

Tetàpi kàlàu àndà mempersepsi tidàk yàng sàlàh dengàn posisi produk àndà sekàràng ini, màkà àndà tidàk sedàng menghàdàpi màsàlàh.

Jenis màsàlàh yàng àndà hàdàpi àkàn menentukàn càrà bàgàimànà mengàtàsinyà. Jikà mobil àndà mogok kàrenà kehàbisàn bensin, màkà solusinyà sederhànà, yàitu mencàri bensin dàn mengisikànnyà ke tànki bensin mobil àndà. Pàdà kàsus mobil ini àndà tidàk perlu bersusàh pàyàh mengeluàrkàn energi untuk berfikir kreàtif, jikà itu yàng àndà làkukàn, màkà hànyàlàh kesià-siààn belàkà.

Dàri hàri kehàri orgànisàsi àkàn menghàdàpi tàntàngàn dàlàm berbàgài tingkàt yàng berbedà, tergàntung dàri persepsi àndà terhàdàp keàdààn sekàràng dàn kemànà àràh àkàn dituju. Tàntàngàn yàng sàngàt jelàs àdàlàh seperti yàng dituliskàn pàdà visi dàn misi perusàhààn. Pihàk mànàjemen puncàk hàrus menjàlànkàn kepemimpinàn  yàng tepàt untuk mencàpài visi dàn misi tersebut. Menàjemen tingkàt menengàh mengàlokàsikàn  sumber dàyà àgàr tersedià secàrà efektif dàn efesien untuk mencàpài sesuàtu yàng diinginkàn. Dàn mànàjemen tingkàt bàwàh membàntu pegàwài memàhàmi mengàpà merekà hàrus mempersempit gàp yàng àdà.  Tidàk semuà tàntàngàn orgànisàsi yàng àdà membutuhkàn kreàtivitàs, seringkàli solusinyà sudàh tersedià dàlàm bentuk prosedur-prosedur yàng sudàh rutin untuk mengàtàsi màsàlàh-màsàlàh yàng timbul.

Ràhàsiànyà àdàlàh mengetàhui kàpànàndà hàrus berfikir kreàtif dàn kàpàn hàrus menggunàkàn prosedur, tergàntung dàri màsàlàh yàng àndà hàdàpi.

JENIS MASALAH

Kebànyàkàn màsàlàh bisà dikàtàgorikàn kepàdà àpàkàh màsàlàh itu terstruktur àtàu tidàk. Jikà màsàlàh yàng kità hàdàpi tertruktur dengàn bàik, màkà àkàn mudàh bàgi kità untuk menyelesàikàn màsàlàhnyà. Jikà àndà tàhu posisi sekàràng dàn posisi yàng diinginkàn sertà bàgàimànà càrànyà memperkecil gàp, màkà màsàlàh àkàn bisà diselesàikàn dengàn mudàh, misàlnyà seperti kàsus mobil kehàbisàn bensin. àndà tàhu posisi sekàràng (bensin hàbis) àndà tàhu àpà yàng àndà inginkàn (tàngki terisi bensin), dàn àndà tàhu bàgàimànà memperkecil gàpnyà (mencàri penjuàl bensin). Jikà àndà tidàk tàhu bàgàimànà memperkecil gàp, màkà àndà menghàdàpi màsàlàh yàng fuzzy àtàu tidàk terstruktur. Màsàlàh yàng kuràng tersrtruktur relàtif mempunyài sedikit petunjuk mengenài bàgàimànà mengàtàsinyà. Sebàgài contoh memunculkàn ide produk bàru, pàdà kàsus ini bànyàk sekàli tersedià pilihàn wàlàupun tidàk begitu jelàs untuk memprosesnyà. Jenis màsàlàh àkàn sàngàt menentukàn bàgàimànà càrà kità menyelesàikànnyà. Secàrà umum tentunyà àndà berhàràp bàhwà seluruh màsàlàh terstruktur dengàn bàik. Seperti yàng dikàtàkàn oleh peràih nobel Herbert Simon ” Tujuàn dàri penyelesàiàn màsàlàh àdàlàh membuàtnyà terstruktur, kàrenà dengàn demikiàn màsàlàhnyà menjàdi mudàh, tinggàl mengikuti prosedur rutin tertentu. Dilàin pihsk màsàlàh fuzi membutuhkàn càrà berfikir kreàtif untuk menyelesàikànnyà.

METODE UNTUK MENEMUKAN MASALAH SESUNGGUHNYA ?

Memahami masalah adalah setengah dari penyelesaiannya. Apakah kita sudah menemukan masalahnya ? Dan apakah semua orang pada tim kita menyepakati bahwa memang itu masalahnya. Dan apakah itu memang masalah sesunggguhnya sehingga mengatasinya merupakan kunci dari penyelasaian yang paripurna.  Sebagai contoh kasus kaburnya Gunawan seorang terpidana mati kasus pembunuhan bos Asaba dari penjara. Terakhir sampai ketika buku ini disusun, Gunawan kabur dari penjara berpengamanan maksimum untuk yang ketiga kalinya. Apakah masalahnya yang menyebabkan terpidana kakap seperti itu bisa melenggang dari penjara berpengamanan maksimum. Apakah masalahnya adalah pada kelihaian seorang Gunawan, ataukah masalahnya di mental sipir penjara, atau masalahnya di system pengamanan penjara atau bahkan dalam prespektif yang lebih luas masalahnya adalah bobroknya sistem kepenjaraan di seluruh Indonesia. Mana yang kita anggap masalah akan menentukan cara kita mengatasi permasalahan tersebut.  Pada bab 3 kita sudah membahas teori HBDI tentang empat kuadran berfikir. Dalam konteks mencari akar permaalahan, kita bisa mengajukan dua cara besar seseorang melihat permasalahan yaitu cara seorang detektif (lebih didominasi cara berfikir kuadran A dan B) dan cara seorang eksplorer ( didominasi oleh kuadran C dan D). Tabel dibawah ini mencoba menyusun cara pendekatan yang berbeda diantara kedua gaya detektif dan petualang dalam mencari akar permasalahan.

PERBEDAAN ANTARA PENDEKATAN DETEKTIF DAN EKSPLORER
DETEKTIF	FOKUS	EKSPLORER
Menandai masalah : Sesuatu yang tidak bekerja dengan benar Mengumpulkan fakta yang sudah diketahui. Menentukan data apa yang dibutuhkan Menentukan hambatan dan batasan; uang, waktu, staf, dan sumber daya lainnnya Apa yg membuat situasinya mengerikan Hubungan otokratis. Siapa yang bertangggung jawab ? siapa pakarnya ? Menggunakan peralatan dan metode yang ada. Pendekatan tradisional. Analitis dan sequential Mencari penyebab dan tanda-tanda. Mengumpulkan dan mengoleksi data Kasus kehilangan sepeda. Eksperimant ; dengan menggunakan gergaji besi, obeng, dan rantai. Kesimpulan : butuh jenis kunci baru.  Skope sempit – fokus pd tugas. Jika suatu solusi telah diindentifikasi dan menyelesaikan masalah. Masalah selesai. Jika solusi yang baik tidak muncul, alihkan ke minset explorer dan teruskan dengan pendefinisian masalah secara kontekstual	Jenis masalah Fakta Batasan Perasaan Komunikasi dengan manusia Paradigma penyelesaian masalah Tugas Contoh Skope action	Menemukan kekacauan Membuka suatu masalah atau peluang Melihat konteksnya, menentukan tujuan. Membayangkan situasi ideal. Mengesampingkan batasan. Mencari cara mengatasi hambatan. Apa yang menyenangkan. Bisa tidak dilakukan ? Kerjasama tim ; melibatkan orang dari bidang yang berhubungan buka pakar Mencari paradigma, tren, dan alternatif baru. Divergen, intuisi, perasaan, berfikir fleksibel. Melihat konteks dan tren Melihat hubungan, melihat masa depan. Melihat pencurian sepeda dalam suatu konteks. Masalah pd sistem pengamanan. Pertimbangkan disain sepeda baru, parkir sepeda, registrasi sepeda, dan lain-lain. Awalnya skope luas mengkerucut ke suatu gol, eksplorasi resistensi thd perubahan Tidak ada solusi jelas, lakukan suatu periode inkubasi. Teruskan proses penyelesaian masalah secara kreatif.

PENGUMPULAN DATA DAN ANALISA MASALAH :

MINDSET DETECTIVE

Saya kira hampir semua orang pernah menonton film detektif, katakanlah sebuah film tentang pembunuhan. Gambaran yang muncul selalu hampir sama ketika berhubungan dengan seorang detektif, cerita dimulai ketika pembunuhan dilaporkan ke polisi, segera diikuti dengan kedatangan serombongan detektif dengan tugas menemukan pembunuhnya. Yang akan dilakukan oleh seorang detektif adalah melakukan pengamatan dan pencarian fakta dan data dimulai dari lokasi kejadian pembunuhan (tempat kejadian perkara/TKP). Detektif akan mulai menyisir lokasi kejadian mencoba menemukan suatu tanda yang bisa menghubungkannya dengan si pembunuh, misalnya sidik jari, rambut, atau bagian apapun dan sekecil apapun yang barangkali menjadi milik sipembunuh, semuanya dilakukan dengan sangat hati-hati dan sangat detil, kadang-kadang rekaman video atau pengambilan gambar dilakukan dari segala sudut untuk menjadi bahan penelitian selanjutnya. Tidak berhenti disitu, detektif akan melakukan wawancara dengan semua orang yang berhubungan dengan korban, termasuk diantaranya keluarga dekat, para tetangga, dan teman-teman apalagi musuh tidak terlewatkan. Demikian aktifitas yang didasarkan pada mindset seorang detektif diperlukan diawal kita menghadapi suatu masalah.

Hal pertama yang harus dilakukan ketika menghadapi masalah adalah mendefinisikannya-mengumpulkan sebanyak mungkin data yang berhubungan dengan masalah tersebut. Lakukan pengumpulan data itu sebanyak anda bisa kumpulkan, meski nampak pada awalnya data-data tersebut tidak penting. Anda tidak boleh memutuskan apapun pada tahap ini kecuali mengumpulkan data sebanyak-banyaknya.

Detektif mencari data yang tersembunyi, mereka mesti tabah dan ulet, mereka harus berfikir secara logis tentang bagaimana dan dimana serta informasi apa yang dibutuhkan. Detektif bertanya tentang siapa,apa, dimana, kapan, mengapa dan berapa banyak.  Mungkin dengan bertanya sebanyak-banyaknya bisa menolong kita untuk menentukan jenis data yang dibutuhkan. Beberapa pertanyaan tersebut bisa dilihat pada daftar dibawah ini .

Daftar Pertanyaan

·1 Seberapa besar masalahnya ? ·2 Apa bedanya masalah ini dibandingkan yang lain ? ·3 Apa yang membuatnya menjadi masalah ? ·4 Peristiwa apa yang menyebabkan masalah ini ? ·5 Berapa lama hal ini menjadi masalah ? ·6 Bagaimana awalnya msalah ini mulai ? ·7 Siapa yang terlibat, dalam cara apa dan mengapa ? ·8 Kapan dan bagaimana masalah ini ditemukan ? ·9 Dimana lokasi masalahnya ? ·10         Perubahan apa yang terjadi yang dapat dihubungkan dengan masalah ini ?

·11         Penyebab apa yang spesifik pada masalah ini ? apa buktinya ? dan bagaimana penyebab ini berhubungan ? ·12         Apakah masalah ini menjadi ancaman terhadap orang, organisasi , atau masyarakat anda, dalam bentuk apa ancamannya ? ·13         Apakah masalah ini bersifat jangka pendek atau jangka panjang dampaknya ? ·14         Seberapa rumit masalahnya ? ·15         Apakah masalah ini berkaitan dengan masalah lain ? dengan cara apa ? ·16         Dapatkah beberapa faktor dari masalah itu diselesaikan secara terpisah, dan apa dampaknya secara keseluruhan ?

Perusahaan-perusahaan, terutama perusahaan manufaktur menggunakan beberapa metode analisis untuk mengumpulkan data, yang paling terkenal diantaranya adalah SPC (Statistical Process Control).  SPC menggunakan beberapa alat yang akan dibahas dibawah ini. Perusahan-perusahan Jepang melatih seluruh karyawannya dari buruh kelas bawah sampai top manajer. SPC berguna tidak hanya untuk pengumpulan data di dunia manufaktur tetapi sangat berguna untuk bisnis yang lain. Metode lain yang terkenal diantaranya adalah FMEA (Failure Mode Effect Analysis), dan yang paling sederhana dan mudah dipahami adalah Fish-Bone Diagram.

DIAGRAM ISHIKAWA /FISH BONE -DIAGRAM

Ishikawa Diagram yang berbentuk seperti tulang ikan (Fish Bone Diagram) berguna untuk menemukan penyebab masalah atau kegagalan. Metode ini pada awalnya banyak digunakan di industri manufaktur, tetapi pada dasarnya bisa diaplikasikan dalam bidang apa saja. Dibawah ini adalah contoh gambar Fish-Bone Diagram untuk penerapan penyelesaian masalah di pabrik.

Merawat Mobil

1. Jangan menunggu

Perhatikan hal berikut: saat anda berhenti, mobil kit anda berada dalam posisi nol per galon (mpg). Jangan biarkan mesin tetap hidup lebih lama saat anda berhenti jika memang tidak diperlukan. Setelah menghidupkan mobil di pagi hari, mulailah untuk mengendarainya, dan jangan biarkan mobil tetap menghangat di tempatnya. Karena mesin akan menghangat setelah mobil kitberkendara untuk beberapa saat, pada mesin berbahan bakar bensin, lebih efisien untuk mematikan mesinnya daripada menghentikannya selama 30 detik atau lebih. Cobalah untuk berkendara misalnya ke sebuah restoran fast food daripada hanya duduk bengong dalam mobil.

2. Tenang

Berkendara dengan tenang dan pelan-pelan merupakan cara terbaik menghemat bahan bakar mobil anda(mobil product), sebisa mungkin hindari berkendara cepat dan banyak menggunakan rem. Saat anda akan mengendarai mobil dalam keadaan berhenti, cobalah mengendarainya dengan kecepatan sedang jika anda ingin menambah kecepatan tanpa menurunkan kecepatan awal(cucilah mobil anda dengan shampo kit or kit shampo).

3. Jangan memaksa

Mengendarai mobil diatas kecepatan rata-rata menggunakan sekitar 50% kekuatan mesin untuk memaksa pergerakan erodynamic pada mesin. Cobalah untuk tidak memaksa kerja mesin dengan menambah muatan pada mobil. Muatan yang berlebihan pada mobil product dapat menghabiskan bahan bakar mobil sampai 5%, bahkan berkendara dengan muatan yang kosong tetap akan membuang bahan bakar. Jika mobil anda memiliki air conditioningjangan menyalakannya dengan jendela mobil terbuka karena mengganggu aliran udara dari luar dan menyebabkan mesin akan bekerja extra.

4.tetap hangat

Mesin mobil akan bekerja tidak efektif dalam keadaan dingin karena tidak menggunakan sedikitpun bahan bakar sehingga menyebabkan emision cepat menjadi kotor dan menyulitkan sewaktu pemakaian. Hindari menggunakan mobil dalam keadaan dingin seperti habis di cuci dengan shampo mobil.

5. Bahan bakar rutin

Jika mobil anda termasuk mobil yang membutuhkan bahan bakar secara rutin, usahakan untuk tidak membeli bahan bakar jenis premium, karena menggunakan bahan bakar jenis premium pada kondisi tersebut ibarat membeli sneakers dengan harapan bahan bakar tersebut akan membuat mobil anda semakin bertambah cepat lajunya(ingat anda juga harus cuci mobil anda dengan shampo mobil yang tepat dan pas).

Banyak mobil yang didesain menggunakan bahan bakar biasa, meskipun menggunakan premium juga bukan pilihan buruk, cobalah berkonsultasi dengan dealer apakah mobil anda termasuk mobil yang dapat menggunakan dua jenis bahan bakar tersebut.